Научно-справочный архивный аппарат. Автоматизированный научно-справочный аппарат архива Характеристика разных схем построения путеводителей

Введение

Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.

Целью создания моей работы является описание системы научно-справочного аппарата, его развития.

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть научно-справочный аппарат.

2. Изучить его развитие.

Учет документов необходим для:

1. Обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;

2. Создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;

3. Наиболее эффективного использования документов.

При наличии в архиве организации одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ - по каждому хранилищу.

Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)

В архиве организации учет ведут в соответствии с «Правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетные документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно в хранилище) в сейфе или металлическом шкафу.

«Основными правилами» предусмотрена группа учетных документов. Основные учетные документы, обязательные для архива организации:

1. Книга учета поступления и выбытия документов;

2. Список фондов;

3. Листы фондов;

4. Описи дел.

Основными видами научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники по составу и содержанию документов.

Справочники по составу и содержанию документов архива организации включают:

1. Описи дел;

2. Номенклатуры дел;

3. Картотеки;

4. Исторические справки.

Научно-справочный аппарат взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел - это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных картотек, составленных на стадии делопроизводства).

Все виды научно-справочного аппарата связаны между собой поисковыми данными документов. Эти данные закреплены описями дел. К ним относятся номера фонда, описи, дела, листов дела.

1. Система научно-справочного аппарата

Система научно-справочного аппарата - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, информационных документов, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и эффективного поиска архивных документов и документной информации в пределах архивного фонда, архива, в целях всестороннего использования.

Система НСА, основываясь на принципах историзма, всесторонности и комплексности, должна строиться с учетом системного подхода, и целостный сложноорганизованный объект, включающий необходимые подсистемы учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении.

Систему научно-справочного аппарата можно разделить по функциям, которые она выполняет:

1. Справочники по учету документов;

2. Справочники по содержанию документов.

В каждой их этих групп выделяются основные справочники, обязательные для каждого архива и вспомогательные, создаваемые по мере необходимости. К основным справочникам по учету относятся книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, реестры описей, к вспомогательным - лицевой счет архива, карточки и книги учета движения фондов и др.

К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и каталоги, к вспомогательным - обзоры, указатели, тематические перечни.

Таким образом, в системе НСА каждый справочник имеет свое назначение, специфику, дополняет другие справочники и является необходимой составной частью СНСА. Однако при этом необходимо заметить, что весь комплекс СНСА не всегда является обязательным для каждого архива. Количество и состав справочников является различным. Важно, чтобы архив располагал такой совокупностью ИПС, которая позволяла бы рационально выполнять все виды работ с документами.

Система НСА подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни.

Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются:

- на справочники по учету;
- справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).

Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

- АФ РФ в целом;
- сети архивов;
- архиву;
- фонду;
- делу или отдельному документу.

В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам.

1. Архивный Фонд Российской Федерации:

Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ.

2. Группа архивов отдельного региона:

фондовой каталог субъекта РФ или муниципального образования.

путеводитель или краткий справочник;

книга поступлений;

список фондов;

листы фондов;

каталоги;

тематические обзоры;

указатели;

паспорт архива.

лист фонда;

обзор фонда;

каталоги;

указатели.

5. Отдельное дело или отдельный документ:

тематические путеводители;

каталоги;

указатели;

обзоры фондовые и указательные;

внутренняя опись дела;

аннотация;

заверительная надпись.

В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:

· межархивные (на уровне АФ РФ и его части);
· внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей);
· внутрифондовые (на уровне фонда или его части).

Подробный перечень справочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивной, межфондовой, внутрифондовой) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат»,опубликовано в 1994 году.

Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяет следующие требования, предъявляемые к ним:

- удовлетворят все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архиве;
- ориентироваться в основном на тематический поиск информации;
- быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ независимо от способа закрепления информации;
- иметь единую методику составления всех типов и видов справочников;
- развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т.е. автоматизированного ввода и поиска информации.

Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять «двойное единство»: единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондом, комплексом фонда, архивом) и единство описания документов, которое достигается единством методики составления справочника.

В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по-разному подходят к созданию и усовершенствованию справочников фондов различной информативности.

Поскольку информационной основой для создания автоматизированного НСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной системы НСА, важное значение приобретает изучение, создание и совершенствование обязательных элементов системы НСА: описей, путеводителя по фондам архива, каталогов, БД, а также дополнительных элементов - указателей и обзоров документов.

Курсовая работа

Понятие и структура научно-справочного аппарата к документам архивного фонда Российской Федерации

Введение

Данная исследовательская работа посвящена изучению научно-справочного аппарата в современных государственных архивах.

Актуальность данной работы заключается в значении научно-справочного аппарата для архивных учреждений и правильности его составления, ведь без справочно-поисковых средств (СПС) архив, из упорядоченного хранилища документной информации, превратится в «информационную свалку», в которой найти необходимые данные будет практически невозможно.

Объект исследования - архивное дело

Предмет исследования - научно-справочный аппарат

Цель данной работы: изучить систему научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

.Определить понятие «научно-справочный аппарат»

.Изучить принципы построения научно-справочного аппарата

.Изучить структуру научно-справочного аппарата

.Проанализировать научно-справочный аппарат в архивах, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации

1. Научно-справочный аппарат: понятие, принципы построения, структура

1.1 Понятие и принципы построения научно справочного аппарата

Система справочно-поисковых средств (система научно-справочного аппарата) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования

Архивные справочники бывают традиционными, т.е. на бумажных носителях, и автоматизированными, т.е. реализуемые с помощью вычислительной техники. Основная цель архивных справочников - оперативный поиск необходимой документной информации.

Создание научно-справочного аппарата к архивным документам - деятельность по обеспечению документной информацией граждан, юридических лиц и других потребителей информации.

При работе с информацией необходимо различать первоисточники и вторичную документную информацию.

Первичная документная информация - архивные документы, содержащие сведения об объективных явлениях и мыслительной деятельности человека.

Вторичная документная информация - это «информация об информации», то есть сведения, содержащие описательную информацию о первоисточнике.

Архивные справочники и первичная документная информация, то есть документы, в общей сложности составляют архивную информационную среду.

Архивные справочники делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные архивные справочники есть в каждом государственном и муниципальном архиве. К ним относятся описи дел, каталоги и путеводители. Дополнительные архивные создаются по мере необходимости, которая определяется спецификой того или иного архивного учреждения, либо складываются исторически. К ним относятся Обзоры документов, указатели, тематические перечни и базы данных.

Система научно-справочного аппарата каждого федерального архива была подробно представлена в издании «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат». Уникальность этого справочники заключается в том, что впервые в истории отечественного архивоведения воедино сведены данные об основных элементах справочного аппарата каждого федерального архива.

.2 Принципы построения системы научно-справочного аппарата

Основные принципы построения системы научно-справочного аппарата:

.Взаимосвязь и взаимодополняемость архивных справочников, описывающих первичную документную информацию

.Избежание дублирования информации в различных архивных справочниках

.Преемственность системы научно-справочного аппарата (НСА) организаций с НСА архивных учреждений

Преемственность научно-справочного аппарата организаций и архивных учреждений достигается единством требований и принципов построения. Это условие предполагает обязательность составления в делопроизводстве организаций описей дел и научно-справочного аппарата к ним. Утвержденные экспертно-проверочной комиссией архивных учреждений формы описей хранятся в архиве как контрольные экземпляры до передачи организацией документов на постоянное хранение. После поступления документов на постоянное хранение описи становятся частью научно-справочного аппарата архива.

Различные средства научно-справочного аппарата архива организации принимаются в архив как самостоятельные единицы, либо интегрируются в соответствующие разделы каталогов.

Соблюдение первых двух принципов необходимо для эффективности поиска и сокращения трудозатрат архивистов на дублирование информации.

Если при создании описаний документов и их каталогов соблюдается принцип взаимосвязи и взаимодополняемости, то исследователь, ознакомившись с описью дел и выписав из нее необходимые номера единиц хранения, может обратиться к соответствующим разделам каталога для более детального поиска. В каталоге исследователь сможет найти названия единиц хранения, заголовки дел, и более детальную информацию.

Третий принцип не менее важен для организации поиска. Он означает, что при создании всех типов архивных справочников в организациях, государственных и муниципальных архивах будут предъявляться единые требования и единые методы. Так, правильность оформления описей дел в организации контролирует архив организации. Сводные описи (годовые разделы) описей документов дел постоянного хранения согласовываются и утверждаются государственными и муниципальными архивами. Также важно осуществлять контроль и за другими средствами научно-справочного аппарата. Каждый архивный справочник организации должен быть составлен в соответствии с правилами работы государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.

2 Структура научно-справочного аппарата

2.1 Описи дел

Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения / единиц учета, закрепления из внутрифондовой систематизации и учета; состоит из описательных статей единиц хранения / единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи

Опись выполняет три основные функции:

·Информационная (раскрывает состав и содержание документов)

·Учетная (осуществляет учет документов)

·Классификационная (классифицирует документы)

Информационная функция реализуется следующим образом: при составлении описи дел и занесения в нее заголовков документов, которые дают информацию о виде и содержании документа. Правильно оформленная опись дел позволяет получить информацию о составе документов фонда.

Учетная функция реализуется при нумерации документов и указании количества документов в описи. Это обеспечивает сохранность документов, позволяет отслеживать изменение объема фонда и способствует оперативному поиску нужного документа.

Классификационная функция состоит в наиболее рациональном расположением дел внутри фонда. Под классификацией в данном случае понимается группировка документов в соответствии со структурой фондообразователя или основными вопросами его деятельности.

Описи бывают трех видов: внутренняя опись, опись структурного подразделения (сдаточная), сводная опись на дела фонда.

Внутренняя опись предназначена для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для дел, состоящих из таких разновидностей документов, заголовки которых не содержат информации об их содержании.

Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи составляются по одной методике. Они составляются для описания следующих видов дел:

·временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет (по усмотрению организации);

·по личному составу.

Рассмотрим методику составления описи дел постоянного хранения.

Опись состоит из двух частей: собственно описи и научно-справочного аппарата к ней. Опись, как правило, составляется в организации. Но в случае неудовлетворительного качества описи она заново составляется в архивном учреждении, куда ее передали.

Составление описи включает следующие виды работ:

·описание дел;

·организация документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и классификации дел фонда);

·составление собственно описи документов;

·составление справочного аппарата и оформления описи.

·Опись дел состоит из описательных данных о каждой единицы хранения, которые представляют собой совокупность следующих элементов:

·порядковый номер;

·делопроизводственный индекс

·заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа;

·крайние даты документов в деле;

·количество листов в деле;

·примечания.

Каждому элементу описательной статьи соответствует графа в листе описи:

Графа 1 - «Порядковый номер» - выполняет учетную функцию, закрепляет последовательность единиц хранения в листе описи. Номер последней единицы хранения указывает на количество дел в описи. Изменение количества дел должно отражаться в конце описи (в «Итоговой записи»).

Графа 2 - «Делопроизводственный номер» - это номер документа, присвоенный ему в организации-фондообразователе, когда документ был еще действующий. Может использоваться в качестве дополнительного поискового сведения.

Графа 3 - «Заголовок дела» отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.

В данной графе не допускается использование произвольных сокращений, только принятые закрепленные в соответствующих документах. При первом упоминании организации, предприятия, учреждения, государственного органа и так далее заголовок пишется полностью, а в скобках сокращенно. При дальнейшем упоминании заголовок пишется сокращенно. Например: ОАО «Российские железные дороги» (ОАО «РЖД»)».

Графа 4 - «Крайние даты» - даты начала и окончание дела. Месяц, как правило, пишется словами. Дата обозначается в формате число, месяц, год.

Графа 5 - «Количество листов» - объем единицы хранения.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются следующие сведения: количество единиц хранения, номера первой и последней единицы хранения, оговариваются имеющиеся прописи номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основания их выбытия.

Заверительная надпись подшивается в конец дел. В ней указываются количество подшитых и пронумерованных листов в описи, литерные номера, а также информация о пропущенных номерах и об особенностях физического состояния листов описи.

Методика составления справочного аппарата к описи

После составления собственно описи, к ней составляется справочный аппарат, выполняющий две функции: ускорение поиска по описи и предоставление дополнительной информации о фонде.

Состав справочного аппарата к описи включает в себя:

·титульный лист;

Титульный лист - содержит полное название государственного архива, полное название фонда с перечислением всех его переименований (в скобках), если они были, также указывается номер фонда, номер описи и название описи.

Например: см. приложение 2.

Предисловие включает в себя историю организации-фондообразователя, историю фонда, аннотацию состава и содержания документов в описи и состава справочного аппарата к описи.

Список сокращений - отсортированные в алфавитном порядке встречающиеся в описи, сокращенно написанные слова и аббревиатуры с полным наименованием слов. Сокращения используются в тексте в целях экономии места для часто встречающихся слов.

Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и другие), обозначающие название мер массы, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин., см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как, профком, в список сокращений не включаются. Если при составлении описи были использованы такие сокращения, как «р. - родился», «ум. - умер», «п. - протокол», «м. - материалы» и тому подобные, то необходимо пересоставить опись, а не включать эти слова в список сокращений.

Указатель к описи содержит список понятий, встречающихся в описи, и необходимых пояснений к ним. Указатели могут быть именными, предметными, географическими и так далее. Также указатель может быть отдельным дополнительным справочно-поисковым средством.

Для примера рассмотрим одну из описей дел Российского государственного исторического архива.

Ф. 13 Оп. 3. 1798-1811 гг., 53 eд.xр. Журналы входящих и исходящих бумаг. Фонд 13: Департамент министра коммерции (см. приложение 3)

Данная опись начинается с титульного листа и переводной таблицы. Далее идет перечень дел, включающий порядковый номер, делопроизводственный номер, заголовок дела, крайние даты, количество листов и примечание. Заверительная надпись (лист-заверитель) составляется на отдельном листе-заверителе и подшивается в конце описи.

Данная опись составлена верно, однако с 1984, года ее составления, изменилась форма листа-заверителя (приведена в приложении 9 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.).

2.2 Система каталогов в архиве

Система хранения архивных документов на уровне фонда закрепляется описью, но для поиска документной информации это недостаточно. Зачастую поисковые запросы формируются по таким критериям как предмет, вопрос, тема либо какое-то событие. Для удовлетворения поисковых запросов такого типа составляются архивные каталоги, в которых информация сгруппирована по предметам (темам, отраслям). Данное средство научно-справочного аппарата архива позволяет исследователям осуществлять многоаспектный поиск документной информации.

Архивный каталог - архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации

Цит. По Е.М. Буровой: «Система каталогов в отечественных архивах начала складываться в начале 60-х гг. XX в. За прошедший период государственные архивы накопили значительный опыт по созданию и ведению различных видов каталогов. Однако «массовая» каталогизация, проводившаяся в 70-80-е гг. XX в. в отечественных архивах привела к тому, что в традиционном виде каталоги содержали миллионы карточек, но эффективность их использования была низкая. Это объясняется рядом факторов: во-первых, традиционной формой поиска в каталоге информации; во-вторых, их «непубличным» характером, т.е. обслуживали запросы исследователей только сотрудники архива. Все это привело в 90-е гг. XX в. к приостановке каталогизации документной информации».

В отличие от описи каталог:

)Охватывает большинство фондов архива, так как структура каталога не зависит от структуры хранения документов в архиве, и отражает классификацию документов по различным признакам, опись же составляется на документы одного архивного фонда или его части;

)Предоставляет более подробную информацию, чем опись, так как может включать в себя отрывок документа, и содержать информацию не только одного дела.

)Не выполняет учетную функцию и не подсчитывает количество дел, его основная функция - обеспечение информационного поиска.

)Если каждая опись строится на основе собственной схемы систематизации материалов данного фонда, то каталожные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.

В архивах организаций вместо каталогов используются картотеки.

В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную документную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем и заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти картотеки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в архив организации.

процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов:

Каталогизация архивных документов - процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов

Каталогизация включает в себя следующие виды работ:

·определение вида каталога;

·разработка схемы классификации документной информации в каталоге;

·выявление и отбор документной информации для каталогизации;

·описание документной информации на каталожных карточках;

·индексирование каталожных карточек;

·систематизация карточек и ведение каталога

Определение вида каталога. Вид каталога зависит от содержания документов и наличия в архиве других каталогов.

Определяя состав каталогов конкретного государственного или муниципального архива учитываются: ранг и профиль архива; структура, состав и содержание фондов архива; степень разработанности фондов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качественный уровень других типов архивных справочников; материально-технические возможности архива.

По структуре каталоги разделяют на логические и алфавитные.

Логическая структура предполагает метод дедукции, то есть поиск информации от общего к частному.

Каталоги логической структуры подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а каталоги алфавитной структуры - на предметные и их разновидности, именной и географический.

В государственных и муниципальных архивах широкое распространение получили систематические каталоги.

Структура архивных каталогов представлена в приложении 4.

Разработка схемы классификации документной информации в каталогах. Цит. по Е.М. Буровой «Архивоведение: теория и методика»: «Научная разработка проблемы классификации архивной документной информации, находящаяся в тесной связи с развитием общей теории классификации, относится к началу XIX в., ко времени складывания предметной области архивоведения, системы архивов, выделения архивного дела в самостоятельную область государственного управления, когда начали разрабатываться классификационные схемы в родственных с архивоведением областях - документоведении и источниковедении.

В результате теоретических исследований были определены основные виды классификации документной информации, отраженной в справочно-информационных средствах: структурная, предметно-тематическая, типологическая, в основе которых лежат структурный элемент (структура), предмет (тема) или характерный (присущий данному объекту или его части) типический признак. Первые два вида классификации определяют специфику НСА архивов как традиционного, так и действующего в автоматизированном режиме.

Теоретические достижения отечественного архивоведения в области классификации 70-80-х гг. были реализованы при разработке Схем единой классификации документной информации (СЕК) 1978, 1983 гг., а также Рубрикаторов и Тезаурусов АСНТИ по документам ГАФ СССР, позднее - Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации (ЕКДИ) 2007 г.

При разработке ЕКДИ АФ РФ были учтены системные изменения, произошедшие практически во всех сферах жизни Российской Федерации: новое политическое и государственное устройство, изменение форм собственности и многое другое, что нашло отражение в документах, информация о которых должна войти в каталоги. Важно отметить, что ЕКДИ АФ РФ на новом методическом уровне развивает подходы к каталогизации, заложенные в СЕК (М., 1978; М., 1983)»

Описание документной информации на каталожных карточках - создание архивной карточки, содержащей вторичную информацию о документе.

Каталожная карточка - карточка, включаемая в карточный каталог и содержащая сведения, соответствующие задачам и тематике архивного каталога

Каталожная карточка имеет установленную форму и включает в себя следующие элементы:

·классификационные (индекс, рубрика, подрубрика, дата и место события);

·информационные (содержание документов);

·поисковые (название архива, название фонда, N фонда, N описи, N дела, листы);

·внешние (язык документа и способ воспроизведения);

·контрольные (должность и подпись составителя, дата составления карточки).

Индексирование вторичной документной информации имеет особое значение при создании каталожной карточки.

Индексирование - выбор и / или составление индекса (индексов) на основе системы индексов и его / их проставление на документах, делах, каталожных карточках

Индекс - условный знак (буква, цифра) или совокупность таких знаков, используемые в ИПЯ, АИПС, а в традиционных ИПС присеваемые соответствующим классификационным делениям схемы классификации документов (документной информации) и проставляемые на каталожных карточках (классификационный индекс)

В целом индекс представляет собой условное обозначение в системе классификации.

Систематизация карточек и ведение каталога. Проиндексированные карточки необходимо систематизировать перед введением в каталог. Индексы систематизируются в порядке расположения цифр.

Например: см. приложение 5.

Карточки с одинаковыми индексами систематизируются по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу - от высшего к низшему, от общего к частному.

По сложившейся в отечественной теории и методике архивоведения практике, архивные каталоги традиционно относят к категории обязательных для ведения в архиве. (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных, архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила 2007 г.) (с. 95).)

До сих пор в данной работе рассматривались только традиционные средства научно-справочного аппарата. Научно-технический прогресс, развитие IT затронули архивное дело, в частности, научно-справочный аппарат. Справочно-поисковые средства в архивах постепенно начинают дублироваться в электронном виде. Это позволяет быстро и, что важно, удаленно, находить необходимые архивные документы.

Попробуем найти с помощью данной системы. архивные фонды о, например, конструкторских бюро машиностроения. Введя на главной странице в строку поиска необходимый запрос, нажмем на кнопку «поиск». На странице результатов поиска отображается информация о найденных фондах и о принадлежности каждого фонда к определенному архиву. Процесс работы с данной системой отображен в приложении 7 Открыв первый по списку результат поиска, получаем следующие данные: номер фонда, название фонда, крайние даты, аннотация и историческая справка (приложение 8)

На данный момент система показывает себя как эффективная, постоянно комплектуется и совершенствуется.

В рамках данной работы также рассмотрим электронную систему каталогов в Российском государственном историческом архиве. Ее особенность заключается в разделении каталога на именной, георграфичекий и предметный.

В именном каталоге (приложение 9) информация классифицируется по фамилиям лиц, которые являются авторами документов. Особенность электронного именного каталога в Российскос государственном историческом архиве заключается в том, что документ, на который ссылается указатель, не содержит биографические материалы, а лицо, которое служило основой поиска, лишь упоминается в тексте документа.

В георграфическом каталоге информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (приложение 10).

В предметном каталоге информация классифицируется по теме документа, по его заголовку (приложение 11).

Запущенный в тестовом режиме электронный каталог Российского государственного исторического архива представляется удобным поисковым средством. Однако нужно понимать, что в данном каталоге представлена информация лишь о 2,5% архивных материалов, хранящихся в РГИА. Представленная система - первые шаги к созданию полноценного электронного каталога.

2.3 Путеводители

Путеводители относятся к обязательным архивным справочникам

Путеводитель по (архивным) фондам архива - архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием

Путеводитель - печатное издание, цель которого - дать пользователям представление о составе фондов конкретного архива.

Виды путеводителей:

·фондовый путеводитель;

·краткий справочник по фондам архива (архивов);

·тематический путеводитель по фондам архива (архивов).

Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные.

Фондовый путеводитель - печатное издание, содержащее краткую информацию о фондах архива в систематизированном порядке и служит для ознакомления с содержанием архива.

Краткий справочник по фондам архива - путеводитель, содержащий список фондов архива. В свою очередь краткие справочники по фондам архивов подразделяются на аннотированные и неаннотированные. Аннотированные содержат информацию о фондах в систематизированном порядке с указанием всех переименований фондообразователей, также предоставляется краткая информация о содержании документов. Неаннотированные краткие справочники по фондам архива содержат только список фондов и справочную информацию по ним.

Тематический путеводитель по фондам архива - путеводитель, в котором содержится информация о фондах, соответствующих определенной тематике.

Все вышеперечисленные виды путеводителей могут создаваться как для отдельного архива, так и для группы архивов.

Путеводитель состоит из собственно путеводителя и справочного аппарата к нему.

Собственно путеводитель или, как его еще называют, характеристика фондов содержит следующие обязательные сведения: название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения - основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Также может содержаться библиографический список фонда.

Название фонда - обязательный элемент путеводителя, который может дать информацию о:

·принадлежности фонда к определенной исторической эпохе;

·название фондообразователя и его месте в системе органов государственной власти, организации и т.д.;

·масштабах деятельности фондообразователя;

·его местонахождении.

Справочные данные о фонде составляет номер фонда.

Историческая справка дает представление о деятельности фондообразователя, его месте в системе органов государственной власти, организации, предприятия и т.д., периоде и масштабе его деятельности.

Историческая справка для фондов личного происхождения содержит биографические данные о фондообразователе: его фамилия, имя, отчество, период жизни, место рождения, смерти, личная жизнь, деятельность и т.д.

Аннотация состава и содержания документов - краткое описание состава и содержания документов.

Научно-справочный аппарат к путеводителю включает в себя следующие элементы: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели.

Титульный лист является частью оформления путеводителя (не забываем, что речь идет о печатном издании) и дает информацию о названии архива, его подведомственности и месте в системе архивных органов Российской Федерации. Также указывает информация о месте и времени издания.

В предисловии приводится краткая история архива, к документам которого составлен путеводитель.

Список сокращений, приложения и указатели несут те же функции, что и в описи дел. Методика их составления аналогична методике составления этих элементов для научно-справочного аппарата описи.

В приложения могут быть включены данные о ликвидированных, переданных в другие архивы и объединенных фондах, а также о составе научно-справочного аппарата архива.

С развитием информационных технологий неразрывная связь между архивным путеводителем и печатным изданием начинает стираться. Появляются архивные путеводители в электронном виде. Например, на сайте Российского государственного архива литературы и искусства (РГАЛИ) представлен электронный путеводитель по фондам, доступный по следующей ссылке: #"justify">2.4 Дополнительные справочно-поисковые средства

В архиве могут создаваться дополнительные справочники системы СПС - обзоры, указатели, тематические картотеки и тематические перечни документов и дел, аннотированные реестры описей.

Обзоры документов

Обзор как тип архивного справочника относится к группе дополнительных справочно-поисковых средств архива, но как и путеводитель предназначен для публикации с целью информирования пользователей о составе и содержании документов фонда или разных фондов, но по одной теме:

Обзор архивных документов - тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов

Целесообразность составления обзоров определяется актуальностью и значимостью проблемы, которой он посвящен, степенью ее изученности, а также новизной включаемых в обзор документов.

Составление и издание (тиражирование) обзоров рекомендуется проводить в следующих случаях: когда объем фонда велик и в нем имеется много дел, однотипных по своему содержанию, или, наоборот, много дел со сложным, многопредметным содержанием, например: протоколы, переписка по нескольким не связанным между собой вопросам. При таком положении целесообразно выпускать обзоры архивных фондов, где содержание многопредметных дел может быть логически расчленено и классифицировано по однородным группам. Также обзоры можно составлять на документы, внесенные в описи без строгой системы или логической связи, или когда документы распылены по разным описям. Отмеченные недостатки проще устранить с помощью составления обзоров, а не пересоставления описей.

Опыт подготовки обзоров показывает, что они могут публиковаться как в виде самостоятельных изданий, так и отдельными статьями в периодических и продолжающихся изданиях, что актуально для подготовки обзоров по архивным документам в организациях.

Например, в Российском государственном военно-историческом архиве (РГВИА) обзоры документов разделены на фондовые и тематические:

Обзоры документов тематические:

·по истории общественно-политического движения;

·по истории зарубежных стран и городов России;

·по истории архитектуры и градостроительства;

·о развитии авиации;

·о культурных и экономических связях России с другими странами;

·о развитии русской военно-теоретической мысли;

·о жизни и деятельности выдающихся людей России;

·о месторождениях полезных ископаемых и др.

Обзоры документов фондовые:

·Военно-походной канцелярия е.и.в. (Ф. 26);

·Ивангородская крепость (Ф. 13133);

·Секретное повытье Военной коллегии (Ф. 20);

·Кабинет военного министра (Ф. 366);

·Управление военного комиссара Временного правительства при Ставке (Ф. 2015);

·Воронов П.Н., генерал-лейтенанта, военного историка, редактора журнала «Русская старина», (Ф. 252) и др.

Указатели

Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в архиве или элементом справочного аппарата других архивных справочников:

Указатель (архивный) - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных

Методика составления указателя как элемента справочного аппарата была рассмотрена на примере описи документов и дел.

Указатели чаще всего входят в состав путеводителей. Однако с развитием информационных технологий указатели становятся популярным средством поиска на сайтах российских архивов.

Например, на сайте rusarchives.ru представлен указатель фондообразователей по архивам России (приложение 12)

При переходе по ссылке к искомому фондообразователю осуществляется переход на окно результата поиска, в котором предоставлена информация о фондообразователе, его справочных данных, разделе и справочнике, в котором содержится информация об искомом фондообразователе (приложение 13)

Таким образом, в данном случае архивный указатель неразрывно связан с архивным справочником (путеводителем).

В качестве дополнительного архивного справочника могут составляться тематические перечни документов и дел:

Тематический перечень документов - вид информационного документа архива, содержащий список заголовков дел или документов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных

Перечни документов составляются по наиболее актуальным, востребованным, а также малоизученным темам для информирования широкого круга исследователей, публикаторов документов, архивистов, журналистов и других специалистов.

С развитием информационных технологий тематические перечни часто принимают электронный вид, и размещаются на сайтах соответствующих архивов. Например, тематические перечни Российского государственного исторического архива (РГАИ) (приложение 14)

Базы данных

Наряду с перечнем документов государственные, муниципальные и ведомственные архивы активно разрабатывают базы данных и размещают их на своих официальных сайтах, что обеспечивает возможность оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации в режиме удаленного доступа.

В рамках данной работы базы данных, размещаемые на сайтах государственных архивов Российской Федерации были не раз рассмотрены в виде архивных каталогов, указателей и тематических перечней. Тем не менее, базы данных можно выделить как отдельный вид справочно-поискового средства, позволяющий осуществлять многоаспектный поиск по архивным фондам.

Ярким примером базы данных и системой поиска к нему является сервис, размещенный на официальном сайте Российского государственного архива литературы и искусства (РГАЛИ).

Заключение

Научно-справочный аппарат к документам Архивного фонда Российской Федерации имеет большое значение для широкого круга потребителей документной информации. В рамках данной исследовательской работы мы посмотрели, каким образом создается и функционирует научно-справочный аппарат архивов.

Цель курсовой работы, а именно изучение системы научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации, достигнута.

В процессе достижения цели, мы решили следующие задачи:

Определили понятие «научно-справочный аппарат», которое приведено в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (- М., 2007).

Изучили принципы построения научно-справочного аппарата и их влияние на структуру и функционирование архивных справочников.

Изучили все обязательные и дополнительные справочно-поисковые средства, а также методику их составления.

Проанализировали научно-справочный аппарат в архивах, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации. Решая данную задачу, мы пошли по пути исследования электронного научно-справочного аппарата, размещенного на сайтах государственных архивов, а также на сайте Федерального архивного агентства.

В архивных учреждениях России научно-справочный аппарат по большей части представлен в традиционном виде. То есть, для получения документной информации необходимо приехать в архив, и уже с помощью справочно-поисковых средств, представленных на бумажных носителях, найти нужную информацию.

Архивная отрасль России в настоящее время идет по пути информатизации, перевода, дублирования документной информации на традиционных носителях в электронный вид, будь то оцифровка кино-фотодокументов, либо сканирование бумажных документов. Тем не менее, современный уровень информатизации архивных учреждений оставляет желать лучшего. Эта проблема решается на самом высшем государственном уровне. В 2011 году постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 №313 была утверждена государственная программа Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)», одна из целей которой - переход на безбумажное хранением документов. Однако для полного перевода архивных документов и архивных справочников в электронный вид необходимо выделить необходимые ресурсы, в том числе технику, которая в современных условиях устаревает очень быстро, а также решить проблему хранения архивных документов в электронном виде, но это уже отдельная тема для исследования.

Источники и литература

справочный поисковый архив каталог

1.Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». ФЗ №125 от 22.10.2004

2.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (- М., 2007).

.ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

4.Основные правила работы архивов организаций. М.: ВНИИДАД, 2002

.Составление архивных описей: Методические рекомендации. - М., 2003.

.Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. - М., 2007.

.Архивоведение: учебник / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. бурова; под ред. В.П. Козлова. - М. 2007.

Введение

Объект исследования - архивное дело

Предмет исследования - научно-справочный аппарат

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Определить понятие «научно-справочный аппарат»

2. Изучить принципы построения научно-справочного аппарата

3. Изучить структуру научно-справочного аппарата

4. Проанализировать научно-справочный аппарат в архивах, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации

Научно-справочный аппарат: понятие, принципы построения, структура

Понятие и принципы построения научно справочного аппарата

При работе с информацией необходимо различать первоисточники и вторичную документную информацию.

Принципы построения системы научно-справочного аппарата

Основные принципы построения системы научно-справочного аппарата:

1. Взаимосвязь и взаимодополняемость архивных справочников, описывающих первичную документную информацию

2. Избежание дублирования информации в различных архивных справочниках

3. Преемственность системы научно-справочного аппарата (НСА) организаций с НСА архивных учреждений

Ретроспективная документальная информация, содержащаяся в фондах Государственного казенного учреждения Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» ГКУ РО «ГАРО» 1 (далее - госархив) может быть эффективно использована в политических, народнохозяйственных и социально-культурных целях только с помощью специально создаваемой системы научно-справочного аппарата (НСА). Система НСА госархива – это комплекс взаимосвязанных учетных документов, архивных справочников, информационных документов, создаваемых для обеспечения сохранности и поиска архивных документов и документной информации.

Состав системы НСА госархива определен составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска, интенсивностью использования документной информации. Система НСА содержит информацию на уровнях: фонд - дело - документ.

Все архивные справочники и информационные документы делятся на межархивные, межфондовые и внутрифондовые (внутривидовые).

Обзор научно-справочного аппарата к документам госархива Ростовской области составлен в целях повышения оперативности в информационной работе архива, расширения возможностей организации инициативной информации, обеспечения полноты использования системы НСА в целом и использования каждого справочника и информационного документа по назначению.

В обзоре дана характеристика элементов системы НСА, выполняющих информационно-поисковую функцию: архивных справочников и информационных документов; раскрыто их назначение, состав, структура, источники пополнения, показана связь с другими справочниками, изложен порядок пользования справочниками.

К обзору приложен Перечень архивных справочников и информационных документов с указанием их местонахождения. По мере подготовки и создания один экземпляр новых справочников передается для постоянного хранения и использования в работе в СИФ ГАРО, информационных документов (статей, лекций, докладов, справок, информаций) – в фонд архива. Сведения о них вносятся в соответствующие разделы рабочих экземпляров Перечня (читальный зал, отдел информации).

В случае, если в информационном документе не указывается название области, следует понимать, что имеется ввиду Ростовская область. Название других регионов (Краснодарский, Ставропольский, Северо-Кавказский края и др. обязательно указываются).

В информационных документах указываются 2 даты: 1-я означает дату события или хронологический отрезок, 2-я – дату составления информационного документа.

Обзор НСА предназначен для сотрудников архивных учреждений и пользователей читального зала.

АРХИВНЫЕ СПРАВОЧНИКИ

Архивные справочники обеспечивают поиск хранящихся в архиве документов и информируют об их составе и содержании в целях всестороннего использования. В госархиве создаются межфондовые и внутрифондовые архивные справочники.

1. МЕЖФОНДОВЫЕ СПРАВОЧНИКИ

1.1. Путеводитель «Государственный архив Ростовской области» (Ростиздат, 1961), содержит информацию о комплексе фондов, хранящихся в госархиве Ростовской области и его филиалах в гг. Новочеркасске, Таганроге и Шахтах 2 по состоянию на год издания каждого из справочников.

Путеводитель состоит из трех разделов: фонды дореволюционного периода, фонды периода контрреволюции на Дону, фонды советского периода.

Информацию о деятельности предшественников фондообразователей советского периода в ряде случаев можно найти в фондах досоветского периода.

Путеводитель построен по производственно-отраслевому принципу. В пределах отраслевых групп фонды сгруппированы по однотипности учреждений, организаций и предприятий, по признаку ведомственного подчинения, по масштабу деятельности фондообразователя. В самостоятельный раздел выделена характеристика фондов личного происхождения.

В основной части путеводителя даны характеристики фондов, документы которых могут быть широко использованы в политических, народнохозяйственных и социально-культурных целях. Фонды, незначительные по объему или имеющие справочное значение, включены в список фондов, не вошедших в основную часть путеводителя, который дан в приложении к путеводителю. Принцип расположения фондов в списке тот же, что и в основной части путеводителя. В приложении к путеводителю даны также справка о составе фондов СИФ, справка об изменениях административно-территориального деления края с XVIII века до 1960г. и карта изменений административных границ на территории Нижнего Дона и Северного Кавказа.

Путеводитель снабжен также указателем имен, упоминающихся в характеристиках фондов.

Построение основной части путеводителя дает четкое представление о составе фондов государственного архива и его филиалов как единого целого, отражает взаимосвязь фондообразователей. Схема построения путеводителя является дополнительным источником информации о документах фондов, помогает уяснить место каждой организации в системе государственного аппарата.

Характеристики фондов, данные в путеводителе, состоят из наименования фонда, справочных данных о нем (номер, количество дел, крайние даты), краткой исторической справки о фондообразователе, аннотации документов фонда. Если название фондообразователя изменялось, то название фонда в путеводителе дано по последнему названию фондообразователя (в пределах периода, за который хранятся документы). Все предыдущие переименования даны в исторической справке. Название фонда состоит из полного и в скобках официально принятого сокращенного названия фондообразователя, его подчиненности, крайних дат существования в пределах хронологических рамок документов, указанных справочных данных. Отсутствие документов за те или иные периоды находит отражение в справочных данных (1937-1939 гг., 1943-1956 гг.) Если значительную часть фонда составляют документы по личному составу, при указании объема фонда делается специальная оговорка. Например, 3152 дела (в т.ч. 1445 личных дел). В фондах личного происхождения встречаются документы, образовавшиеся до рождения фондообразователя и отложившиеся после его смерти (документы о нем, о юбилейных датах, об открытии памятника фондообразователю).

К номерам фондов советского периода добавляется буква «Р».

Фонды, хранящиеся в Таганрогском филиале, отмечены одной звездочкой (х), в Шахтинском – двумя (хх), в Новочеркасском – тремя (ххх).

Справочные данные о фонде необходимы лицам, пользующимся путеводителем: номер фонда – при затребовании НСА к фонду и документов фонда; объем фонда отражает степень его сохранности; крайние даты показывают хронологический период, охватываемый документами фонда. Сопоставление крайних дат документов с крайними датами существования фондообразователя, данными в исторической справке, также позволяет судить о степени сохранности фонда, о наличии в фонде документов предшественника фондообразователя.

Два дополнения к Путеводителю, изданные в 1971 и 1975 гг. в виде Кратких справочников по фондам (1.2. и 1.3.) , содержат обобщенную информацию о фондах, принятых на хранение после издания путеводителя, и о дополнительных поступлениях по фондам, вошедшим в путеводитель. Краткие справочники включают предисловия, содержащие групповые характеристики фондов, сведения о составе фотодокументов и научно-справочной библиотеки.

Структура справочников аналогична структуре раздела фондов советского периода путеводителя. Характеристики фондов включают полное и сокращенное название организации – фондообразователя, ее подчиненность, номер фонда, объем, крайние даты документов и крайние даты деятельности фондообразователя, если даты не совпадают.

Путеводитель и дополнения к нему тиражированы, имеются в Справочно-информационном фонде (СИФ) госархива и в читальном зале.

В настоящее время готовится электронная версия путеводителя с учетом фондовых поступлений за последний период.

1.4. Указатель фондов архива является также межфондовым справочником. Главная цель указателя фондов архива – обеспечение быстрого и эффективного поиска требуемых фондов. В условиях, когда постоянно растет спрос на хранящуюся в архиве ретроспективную информацию, Путеводитель и Краткие справочники по фондам не удовлетворяют всем требованиям поиска. В указателе фондов архива оперативно отражаются все изменения в составе и объеме фондов. В этом его преимущество перед издаваемыми справочниками.

Указатель фондов обеспечивает информационный поиск на уровне фонда.

Схема построения указателя аналогична схеме путеводителя. В указатель включены все фонды госархива. На карточке дано название фонда, переименования фондообразователя и его подчиненность, крайние даты существования, объем фонда, крайние даты документов, номер фонда. В самостоятельный раздел выделены карточки со сведениями о выбывших фондах, указано их местонахождение.

Карточный указатель фондов архива ведется в госархиве в 3 экз. и хранится: в читальном зале, в отделе информации и в отделе обеспечения сохранности и государственного учета документов.

2. СИСТЕМА КАТАЛОГОВ.

Система каталогов госархива представляет собой совокупность различных по целевому назначению и структуре каталогов, взаимно связанных и дополняющих друг друга, и потому позволяет осуществлять многоаспектный поиск документной информации.

В систему каталогов госархива входят:

2.1 каталоги к документам на бумажной основе:

2.1.1 систематический:

2.1.1.1 досоветский период

2.1.1.2 советский период

2.1.1.3 досоветский период по истории госучреждений

2.2.1.4 именной каталог

2.2 каталоги к фотодокументам:

2.2.1 систематический советского периода

2.2.2 предметно-тематический советского периода

2.2.3 тематический досоветского периода

2.2.4. именной каталог.

Необходимым условием эффективной работы системы каталогов является установление связей между ними – организация взаимодействия элементов системы, которая осуществляется, как правило, с помощью отсылочных карточек и различных указателей. Все каталоги, входящие в систему, прежде всего, связаны с систематическим каталогом.

2.1.1.1. Систематический каталог к документам на бумажной основе (досоветский период) создается на основе Схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов Российской Федерации (XVIII – нач. ХХ вв.). М., 1978,1983, (ЕКДИ).

2.1.1.2. Систематический каталог к документам на бумажной основе (советский период) создается с 1964г. Первоначально он создавался на основе Схемы единой классификации документальных материалов Государственного архивного фонда СССР (советский период). М., 1962, с последующими изменениями и дополнениями к ней. С 1980г. был переведен на Схему единой классификации документной информации (ЕКДИ) в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский период). М., 1978г. СЕК служит не только руководством при систематизации карточек в каталоге, но и выполняет одновременно функции научно-справочного аппарата, облегчает пользование каталогом, ориентирует в наличии документов определенного содержания, способствует более быстрому их нахождению.

Систематический каталог содержит сведения на разных уровнях обобщения обо всем документальном комплексе архива (в том числе на уровне отсылочной карточки к другим каталогам и справочникам системы НСА архива). Благодаря такому комплексному характеру содержания и логической структуре построения, систематический каталог способен выдавать информацию в целом по отраслям знания и деятельности общества, воспроизводить связи между событиями и явлениями, зафиксированными в документах. Все это определяет его центральное положение в системе каталогов архива.

Каталог содержит полные сведения по всем фондам 1 и 2 категорий; по фондам 3 категории органов государственной власти, учреждений и организаций сельского хозяйства, народного образования и др. отраслей.

В каталоге сосредоточены также сведения из печатных источников СИФ ГАРО (газет, журналов, сборников, законодательных актов). Значительное количество таких карточек имеется в разделах Б – «Государственное устройство» и И2 – «Профессиональные союзы». Карточки, содержащие сведения по истории Дона, выявленные по документам центральных госархивов (ЦГА г. Москва и ЦГАНХ), сосредоточены в отдельном ящике, систематизированы в соответствии с СЕК.

Каталог состоит из 5 отделов, каждый из которых делится на подотделы и разделы (в основном по отраслевому признаку). Разделы располагаются в логической последовательности и имеют свое внутреннее деление: подразделы, темы, подтемы, вопросы. В каталоге на определенной ступени классификации применен формальный признак систематизации карточек: хронологический, алфавитный или географический (последним из которых является хронологический). Для закрепления структуры и ряда конкретных понятий применяется буквенно-цифровая система индексов.

С целью облегчения пользования каталогом, отделы, подотделы и последующие деления отделяются друг от друга карточками-разделителями. Для каждого деления употребляется карточка – разделитель определенного цвета, размера и формы. На разделителях указан индекс и название соответствующего деления (отделов, подотделов, разделов). На разделителях к карточкам, содержание понятий которых не нашло отражения в СЕК, указано только название темы и вопроса (без индекса).

На каждый ящик каталога внесен первый и последний индексы и наименования делений, включенные в него.

Взаимосвязь между делениями каталога осуществляется путем системы отсылок.

На разделителях ниже основного индекса и его наименования указан отсылочный индекс, где также сосредоточена информация по данному вопросу. За разделителем помещена отсылочная карточка, в содержании которой указан вопрос или вопрос и поисковые данные с указанием индекса, где может быть расположена подобная информация.

Степень полноты включения в каталог информации можно определить по книге и карточке учета фондов госархива, прошедших каталогизацию. По картотеке, систематизированной в порядке номеров фондов, определяется сам факт тематической разработки фонда (на карточке даны: номер, название, крайние даты документов фонда; порядковый номер и страница регистрации по книге учета). По книге учета фондов, прошедших каталогизацию, устанавливается: количество дел, подвергнутых каталогизации, методика разработки (поединично, подокументно), количество составленных карточек, степень завершенности работы (влиты карточки в каталог или нет). Справка о каталогизации фонда помещается в дело фонда.

Каталог насчитывает более 300 тысяч тематических карточек. Источником пополнения каталога являются карточки, составленные при целевой тематической разработке, научно-технической обработке фондов, тематическом выявлении и др. видах работ с документами.

2.1.2 Каталог по истории госучреждений создается, в основном, на базе карточек, выделяемых из систематического каталога в ходе его усовершенствования. В него включаются также сведения по истории учреждений, документы которых хранятся в госархиве. Сведения берутся из листов фондов. В каталоге отражаются сведения о создании, ликвидации, реорганизации, переименовании учреждений, организаций и предприятий, об изменениях в структуре и подчиненности.

В основу схемы каталога положена ЕКДИ.

2.1.3 В именной каталог включены карточки со сведениями о жизни и деятельности революционеров, крупных ученых, писателей, композиторов и многих других выдающихся деятелей за дореволюционный и советский периоды.

Источниками его пополнения являются карточки, составленные по запросам учреждений и в результате тематического выявления. Пополняется также за счет дублирования тематических карточек систематического каталога (советский период). Построен он по алфавитному признаку.

Сведения по истории учреждений сосредоточены также в исторических справках, подготовленных архивом по заявкам учреждений. Наименования учреждений внесены в Перечень архивных справочников и информационных документов. Справки хранятся в фонде ГАРО (Р-137. Оп. 1,5,7).

2.2 Каталоги на фотодокументы:

2.2.1 Систематический советского периода - построен по ЕКДИ, предметно-тематический советского периода – по географическому признаку, внутри – по учреждениям,

2.2.2 тематический советского периода – по темам,

2.2.3 предметно-тематический советского периода – по темам, 2.2.4.. именной - создается путем дублирования тематических карточек систематического каталога, построен по алфавитному принципу.

Особенностью каталогов на фотодокументы является форма тематической карточки – видовая карточка, представляющая собой контрольный отпечаток с фотодокумента. На оборотной стороне дается описание фотодокумента, в виде краткой аннотации о событиях, предметах, лицах, изображенных на фотодокументе, дата и место события, автор съемки.

3. ВНУТРИФОНДОВЫЕ (ВНУТРИВИДОВЫЕ) СПРАВОЧНИКИ

3.1 Указатель описей и документов фондов . Важным этапом информационного поиска в архивах является поиск требуемой описи. К фондам, имеющим много описей с нечеткой систематизацией дел, составляются указатели описей. Например, документы фонда Азово-Черноморского краевого земельного управления в количестве около 14 тыс. дел учтены по 10 описям. Описи составлены по отраслевому принципу без учета принадлежности документов к структурному подразделению, с нарушением хронологии, что усложняет поиск документов. С целью повышения оперативности составлен сводный указатель описей фонда. Указатель построен по хронологическо-структурному принципу. В годовые разделы указателя вынесены наименования структурных подразделений земельного управления, расположенные в алфавитном порядке. Аналогичные указатели составлены и к другим фондам, учтенным по 10 и более описям.

Указатель описей фонда дает ссылки только на опись (раздел описи) или на опись и дело. Однако, в том случае, когда указан номер дела, пользование указателем не освобождает от обращения к конкретной описи, а лишь конкретизирует поиск, позволяя наметить для просмотра заголовки интересующих дел.

С помощью указателя к описям ускоряется поиск необходимой информации, отпадает необходимость в выдаче и просмотре всех описей фонда.

Указатели к документам существенно дополняют описи и каталоги, раскрывая содержание документов в ином аспекте. Они создаются при тематической разработке многоинформативных, широко используемых фондов. Например, к документам фонда Северо-Кавказского крайсовнархоза (1920-1929гг.), описи которого построены по хронологии, а заголовки дел недостаточно полно раскрывают содержание, составлен предметно-тематический внутрифондовый указатель, отсылающий к делам и листам. Межфондовые указатели создаются к документам одной отраслевой групы фондов. С их помощью осуществляется поиск по теме, отраженной в комплексе документов отрасли. Так при исполнении запросов по истории колхозов и совхозов может быть использован указатель организаций, учреждений и предприятий системы сельского хозяйства Дона и Северного Кавказа за 1920-1937гг., составленный по документам 12 фондов. Указатель содержит все основные сведения по истории и деятельности учреждений системы. В поисковые данные включены номера фондов, описей и дел. Аналогичные межфондовые указатели составлены к документам групп фондов здравоохранения и народного образования.

3.2 ОПИСИ ДЕЛ

Опись дел – основной внутрифондовый архивный справочник. Она содержит информацию и обеспечивает информационный поиск на уровне дела.

Опись дел – систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающих состав и содержание фонда.

Все документы, хранящиеся в архиве, описаны (более 4200 описей на документы 2730 фондов). Количество описей в каждом фонде от 1 до 40. Качество описей также различное.

В госархиве проводится планомерная работа по переработке и усовершенствованию описей. С целью правильного определения очередности работ и методики раскрытия содержания все фонды в зависимости от их информационной значимости и используемости разделены на три категории. В настоящее время в госархиве ко всем фондам 1 и 2 категорий имеются описи, отвечающие всем современным требованиям, снабжены необходимым научно-справочным аппаратом (предисловия, указатели, переводные таблицы, оглавления и др.). Однако, немало еще фондов 3 категории, имеющих рукописные, на ветхой бумаге, описи с большим количеством пометок о выбывших делах. Архив планомерно занимается усовершенствованием описей этой многочисленной группы фондов.

Переработка описей проводится в тех случаях, когда необходимо уточнить фондирование документов, выделить в самостоятельную опись документы по личному составу, когда в описи много «глухих» заголовков, не раскрывающих содержания документов, имеются дополнительные описи.

В процессе переработки описей просматриваются полностью все дела, проводится тематическая разработка фонда, составляются новые заголовки, уточняется систематизация, перешифровываются дела, составляется переводная таблица шифров дел, которая помещается в конце новой описи. С помощью переводной таблицы можно при необходимости без больших затрат времени перевести старый шифр ранее использованного дела на новый. Чаще всего приходится это делать при использовании тематических карточек каталога, составленных до переработки описей и имеющих старые шифры. Необходимость перевода шифра устанавливается путем сопоставления даты составления тематической карточки или использования документа с датой переработки описи.

В процессе усовершенствования описей уточняются и редактируются заголовки, составляются недостающие элементы НСА (предисловия, предметно-тематические, географические и др. указатели, оглавления), что значительно повышает информативность описей. Выбор типа указателя определяется характером и направлениями деятельности фондообразователя, составом и содержанием документов, принципами систематизации дел.

Все фонды, проходящие переработку и усовершенствование, подвергаются одновременно тематической разработке, а это значит, что поиск информации по вопросам деятельности фондообразователя следует проводить и по каталогам. Факт прохождения тематической разработки фонда отражен во 2-й части предисловия к описи.

Из микрофотокопий документов по истории Дона, выявленных в центральных государственных архивах, созданы коллекции (КМФ), которые учтены по специальным описям.

Внутривидовым архивным справочником к фотодокументам являются описи фотодокументов и книги учета к описям. В описи раскрывается содержание документа, указывается дата и место события, откуда и когда поступил документ, автор съемки. Содержание позитивов, включенных в фотоальбомы, раскрывается с помощью внутренних описей. Фотодокументы поступают в госархив по описям с начала 80-х годов после издания Основных правил работы госархивов с кинофотофонодокументами.

4. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Составной частью системы НСА являются информационные документы: обзоры (тематические и фондовые), указатели, перечни, справки, списки, доклады, лекции, статьи, написанные с использованием документов архива, исторические справки, сборники документов и др. Информационные документы, как и справочники, делятся на межфондовые и внутрифондовые.

4.1. ОБЗОРЫ

Обзоры – справочники о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, связанных между собой единством содержания или фондовой принадлежности, в зависимости от целей раскрытия состава и содержания документов по одной определенной теме, вне зависимости от того, в материалах одного или нескольких фондов находятся сведения, отражающие эту тему. Например, обзор «Сельское хозяйство дона в XIX в.» составлен по документам более 30 фондов; обзор «К истории дореволюционного Таганрога» - по документам 8 фондов.

В госархиве составлено более 60 тематических и фондовых обзоров документов советского и досоветского периодов. Составителями обзоров являются научные сотрудники госархива и филиалов, ученые вузов и студенты исторического факультета университета. Характеристики документов в обзорах сопровождаются ссылками с точными поисковыми данными, что дает возможность найти описываемы документы, не прибегая к помощи других видов НСА (описей).

Основная часть обзоров находится в фонде ГАРО (Р-137), некоторые фондовые обзоры включены в дела фондов. 14 обзоров изданы в двух выпусках сборника «Архивы-общественным наукам», в пяти выпусках историко-генеалогического альманаха «Донской архив». Часть обзоров опубликована в периодических изданиях: Исторический архив (АН СССР), альманах ж. «Дон», в краеведческих записках и др.

Обзоры предназначены для широкого использования историками краеведами, пропагандистами, студентами исторических факультетов вузов, научными сотрудниками архивных учреждений.

4.2. ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТОВ

Тематические перечни документов составляются как по запросам учреждений, так и по инициативе архива. Перечни составляются по документам одного или нескольких фондов. В перечнях, составленных к документам одного или нескольких фондов, заголовки документов располагаются независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии, вопросно-предметному или номинальному признакам, по значимости документов и т.д.

4.3. ИСТОРИЧЕСКИЕ СПРАВКИ

Исторические справки представляют собой сведения по истории населенного пункта, организации или события, куда входят даты образования и даты ликвидации в случае справки по истории организации, даты происшедших событий, сведения о развитии и деятельности, участие в известных событиях. Исторические справки составляются на основании архивных документов, на которые в тексте справки делаются ссылки, справки составляются как по запросам организаций и граждан, так и по инициативе госархива.

4.4. СПРАВКИ, СТАТЬИ, СПИСКИ, ЛЕКЦИИ, СООБЩЕНИЯ

5. СБОРНИКИ ДОКУМЕНТОВ И ДРУГИЕ ПЕЧАТНЫЕ ИЗДАНИЯ

6. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД (СИФ) ГАРО

В СИФ ГАРО хранятся и выдаются пользователям в читальный зал:

собрание сочинений В.И. Ленина, К. Маркса, Ф. Энгельса, избранные произведения деятелей КПСС; стенограммы съездов и конференций КПСС, съездов КПСС и Советов и др.;
полное собрание законов Российской империи;
собрание законов, указов, постановлений и распоряжений правительства СССР, РСФСР; Ведомости Верховного Совета СССР, РСФСР; издания по истории России и советского государства;
научно-исторические периодические издания;
энциклопедические словари;
справочники по административно-территориальному делению СССР, РСФСР, Юго-востока России, Северо-Кавказского и Азово-Черноморского Краев, ростовской области;
путеводители и справочники по фондам центральных государственных архивов СССР, союзных и автономных республик, госархивов, краев и областей;

С 2004 г. филиал ГАРО в г. Шахты преобразован в Центр хранения архивных документов в г. Шахты на правах юридического лица.

Научно-справочный архивный аппарат. Автоматизированный научно-справочный аппарат архива Характеристика разных схем построения путеводителей

1. Рассмотреть научно-справочный аппарат.

2. Изучить его развитие.

1. Система научно-справочного аппарата

Введение

Научно-справочный аппарат: понятие, принципы построения, структура

Понятие и принципы построения научно справочного аппарата

Принципы построения системы научно-справочного аппарата

АРХИВНЫЕ СПРАВОЧНИКИ

1. МЕЖФОНДОВЫЕ СПРАВОЧНИКИ

2. СИСТЕМА КАТАЛОГОВ.

3. ВНУТРИФОНДОВЫЕ (ВНУТРИВИДОВЫЕ) СПРАВОЧНИКИ

4. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

5. СБОРНИКИ ДОКУМЕНТОВ И ДРУГИЕ ПЕЧАТНЫЕ ИЗДАНИЯ

6. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД (СИФ) ГАРО

Еще по теме статьи: