Требования к СЭД Минкомсвязи России
Требования к быстродействию СЭД
Требования к учету всех операций в СЭД
Требования к функциональности СЭД
Экспертиза ценности и архивное хранение в СЭД
Применение систем электронного документооборота и делопроизводства (СЭД) началось с середины 1990-х годов. Однако внедрение СЭД в государственном масштабе получило широкое распространение только в последние пять лет. Основным стимулом тут стало распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р, утвердившее План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот и Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».
Пока СЭД использовались исключительно как внутриучрежденческие системы, их разноплановость и несовместимость между собой не были существенной проблемой. Но с началом перехода к единому информационному пространству, организацией межведомственного электронного документооборота необходимость унификации СЭД, обеспечения их совместимости с общегосударственными системами обмена документами, электронного взаимодействия и архивного хранения выходят на первый план. Частично на решение вопросов взаимодействия систем СЭД направлен ГОСТ Р 53898-2010. «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».
«Требования к информационным системам электронного документооборота…» предназначены для федеральных органов исполнительной власти, но в соответствии со ст. 11 Федерального закона № 149-ФЗ от 27.07.2006 распространяются и на иные государственные органы и органы местного самоуправления. Коммерческие организации имеют право организовывать СЭД по собственному усмотрению, но, учитывая роль государства в нашей стране, обычно все крупные и средние коммерческие организации ориентируются на правила, установленные государством для удобства взаимодействия с государственными органами.
Рассмотрим наиболее интересные положения Требований… Минкомсвязи России.
«Требования к информационным системам электронного документооборота…» определяют минимальный набор функций, который должен присутствовать в СЭД, а также требования к организации использования СЭД в учреждении.
Одно из главных требований к СЭД – это ее масштабируемость как по числу подключенных рабочих мест, так и по количеству содержащихся в СЭД документов. Надо учитывать, что современные системы управления документами используются практически всеми сотрудниками организации, работающими с документами, причем общая тенденция – это использование как стационарных рабочих мест, так и доступа к документам с мобильных устройств, удаленный доступ к системе. По количеству хранящихся в СЭД документов следует иметь в виду, что так как в системе хранятся не только окончательные оформленные и подписанные документы, но и промежуточные рабочие версии, то количество файлов, проектов документов и документов, поступающих в СЭД, за год в несколько раз превышает суммарное количество документов, регистрируемых службой ДОУ (входящих, исходящих и внутренних). Требования предусматривают, что СЭД должна обеспечивать хранение всех документов за период не менее 5 лет, но на практике приходится ориентироваться на сроки не менее 10-15 лет, так как это тот период, в течение которого документы в электронной форме продолжают активно использоваться, тем более что п. 20 пп. е) тех же Требований предусматривает возможность хранения документов в сроки до ста лет.
Важный параметр СЭД – ее быстродействие. Если аппаратно-программный комплекс (сервер СЭД) недостаточно производительный для данного количества одновременно работающих в системе пользователей и (или) для данного объема базы данных (количества документов в системе), то сотрудникам придется ждать открытия карточки документа или самого документа, следовательно, производительность сотрудников падает. Поэтому в Требованиях заложены временные параметры, которым должна соответствовать производительность СЭД:
– время получения доступа к СЭД - не более трех секунд;
– время получения доступа к карточке, создаваемой при регистрации документа и содержащей данные, описывающие контекст, содержание, структуру документа, действия, совершенные с документом в ходе подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, а также идентификационные данные (метаданные) - не более пяти секунд.
В любой системе может случиться сбой как программный, так и аппаратный. Но сбой СЭД приводит к невозможности работы с документами всех сотрудников организации, поэтому Требования устанавливают жесткие рамки для времени простоя при сбоях и перезагрузке СЭД - не более 30 минут. Также СЭД должна обеспечивать автоматическое уведомление пользователей о сбое в работе системы. В первую очередь обычно настраивают автоматическое уведомление через SMS и по электронной почте администратора и технолога СЭД.
Еще одна распространенная ситуация – по какой-то причине документ поврежден или случайно стерт пользователем. Требования предусматривают, что в этом случае в течение 30 минут электронный документ должен быть восстановлен из резервной копии. В организации, в соответствии с Требованиями, должно быть не менее одной резервной копии электронных документов, хранящихся в СЭД. Однако на практике для обеспечения сохранности создают не менее двух резервных копий, желательно на различных носителях. Это минимизирует риски потери электронных документов.
Коэффициент надежности СЭД должен составлять не менее 0,98.
Еще один показатель – это уровень защищенности СЭД от несанкционированного доступа. Для государственных учреждений, работающих с документами ограниченного доступа, это должна быть сертификация не ниже класса 1Г. Однако в виду высокой стоимости создания и эксплуатации защищенных СЭД, с документами ограниченного доступа обычно стараются работать в традиционном режиме, на бумаге, так как они, как правило, составляют небольшую долю документов организации. В противном случае обычно для работы с такими документами устанавливают специально выделенные компьютеры или даже отдельную защищенную сеть, не имеющую соединения с открытой компьютерной сетью и Интернет. Однако и в этом случае предусматривается работа с документами уровня ДСП, но никак не с документами, содержащими государственную тайну.
Основная часть «Требований к информационным системам электронного документооборота…» - это описание того, как в СЭД должны быть построены процессы документационного обеспечения управления.
Подчеркивается, что СЭД должна обеспечивать работу со всеми видами и категориями документов и проектами документов организации.
СЭД, используемые государственными учреждениями, должны обеспечивать взаимодействие с системами межведомственного электронного документооборота (МЭДО), межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), другими информационными системами.
Работа СЭД должна соответствовать положениям ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», в том числе в области обеспечения аутентичности, целостности и достоверности электронного документа, а также Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (пп. 9 и 11 Требований).
СЭД должна обеспечивать все основные делопроизводственные процессы:
Сохранение документа или сведений о документе (проекте документа) в СЭД (его регистрация или, в терминах Требований – ввод документа в систему):
Доведение документа до исполнителя (пользователя СЭД)
Согласование документа
Подписание документа
Передачу (отправку) документа;
«хранение и учет документов, в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ, а также контроль исполнительской дисциплины, подготовку справочных материалов и списание документов в архив», то есть контроль исполнения, информационно-справочную работу, текущее хранение и учет, включая подготовку документов для передачи в государственный архив или на депозитарное хранение.
Особенность автоматизированной системы делопроизводства – это наличие функции протоколирования всех действий пользователей и системных событий. Другими словами, все, что происходит в СЭД – создается или регистрируется документ, просто просматривается файл, вносится правка – вся эта информация сохраняется в специальных служебных файлах, что позволяет всегда сказать, кто и когда смотрел или правил документ (карточку документа). Отдельно в Требованиях прописана обязательность фиксации даты и времени ввода документа в систему. Эта информация фиксируется как в регистрационной карточке (метаданных по документу), так и в контрольной информации (протоколе действий в СЭД).
В соответствии с п. 17 Требований протоколированию подлежит информация обо всех действиях, совершенных с документами или наборами документов, проектами документов, регистрационной карточкой (метаданными). Это сведения:
о пользователе СЭД ФОИВ, выполнившим действие;
о дате и времени совершения действия;
о вводе в СЭД документов, проектов документов;
о перемещении раздела (подраздела) в классификационной схеме;
об изменениях в указаниях по срокам хранения и последующих действиях с документами;
о действиях, выполненных администратором СЭД ФОИВ в ходе экспертизы ценности документа, проводимой в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
о наложении и снятии запрета на уничтожение раздела (подраздела) классификационной схемы;
о любом изменении или уничтожении метаданных пользователем СЭД;
об изменениях прав доступа к документам;
о передаче документов;
об уничтожении документов;
о печати документа или метаданных.
Другими словами, СЭД должна позволять в любой момент получить информацию, кто и когда открывал, просматривал, редактировал документ или регистрационную карточку к нему, а также, с какими документами работал тот или иной сотрудник.
Требования Минкомсвязи РФ делят делопроизводственные процессы, поддерживаемые СЭД, на следующие группы:
а) обработка входящих и исходящих документов на бумажном носителе, созданных или поступивших в организацию и включенных в СЭД ФОВ путем регистрации, сканирования и создания электронного образа документов (включая документы, полученные посредством почтовой связи, электросвязи и фельдъегерской связи);
б) обработка электронных документов, полученных или переданных по системе межведомственного электронного документооборота;
в) обработка электронных документов, полученных или переданных с использованием системы межведомственного электронного взаимодействия;
г) обработка электронных документов, полученных или переданных по электронной почте;
д) обработка внутренних документов в СЭД.
В организациях, не являющихся государственными органами, пункты б) и в) отсутствуют, документы поступают только или по традиционным каналам связи, или по электронной почте.
В случае поступления документа на бумаге ввод документа в СЭД включает его регистрацию, сканирование и создание электронного образа документа.
В организации может быть утвержден и включен в инструкцию по делопроизводству перечень документов, для которых запрещено создание их электронных образов, например, документы с грифом ДСП, с пометкой «личное», конфиденциальные документы и т. п. В случае поступления такого документа он регистрируется в СЭД, но его электронный образ не создается.
Для проектов электронных документов на каждом этапе их создания, согласования и подписания осуществляется фиксация содержимого документа путем создания версий документов и их прикрепления к карточке документа.
СЭД должна поддерживать прикрепление к регистрационной карточке любых форматов файлов. Это важно, так как СЭД обычно используется много лет и за это время могут появиться новые версии программ и, соответственно, форматы файлов, которые должны будут также поддерживаться СЭД. СЭД должна позволять вводить в систему и регистрировать файлы документов даже в том случае, когда приложение, в котором был создан документ, на данном рабочем месте отсутствует (не установлено). При этом некоторые, наиболее распространенные форматы, СЭД должна уметь отображать обязательно. Это pdf, rtf, doc, tiff.
СЭД должна позволять размещать документы в иерархической схеме, состоящей из разделов и подразделов, в соответствии с которой организуется систематизация и организация хранения документов в СЭД (классификационная схема). Следует иметь в виду, что физически документы размещаются на сервере (системе хранения) в порядке, определяемом внутренней конфигурацией и принципами хранения файлов в данной СЭД, а классификационная схема – это просто поле в регистрационной карточке, позволяющее быстро находить документы по классификационным признакам.
В основу классификационной схемы обычно кладут номенклатуру дел организации.
В регистрационной карточке СЭД должны быть определены те поля, которые обязательны для заполнения. При вводе документа СЭД должна запрашивать у пользователя заполнение обязательных полей (метаданных) (п. 13 Требований).
При отправке документов традиционными способами (на бумаге) СЭД обеспечивает надпечатку конвертов и печать списков рассылки.
В соответствии с установленными сроками хранения СЭД должна обеспечивать следующие действия:
хранить документ постоянно;
провести экспертизу ценности документов;
по завершении календарного года создавать документы по установленной форме: акт о выделении к уничтожению документов (разделов) с истекшими сроками хранения и описи на документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения;
выделять документы к уничтожению (удалять из системы) с сохранением в СЭД информации о выделении документов к уничтожению;
передавать документы на хранение в другое хранилище (автоматизированную систему), в том числе экспортировать годовые разделы документов постоянного срока хранения для передачи на хранение в государственные архивы и экспортировать годовые разделы документов по личному составу для передачи в архивы документов по личному составу.
На практике передача на государственное хранение требует обеспечения совместимости СЭД по формату экспорта годового раздела с программным комплексом «Архивный фонд», используемым в государственных и муниципальных архивах.
В Требованиях содержится положение об обеспечении сроков хранения с длительностью не менее чем до ста лет. Однако в настоящее время такие технологии находятся в стадии проработки, и автору не известна ни одна СЭД, которая могла бы обеспечить сама по себе такие большие сроки хранения юридически значимых документов в электронной форме.
Рассмотренные Требования Минкомсвязи РФ дополняют разработанные ВНИИДАД «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти». Они важны как для работников делопроизводственных служб, так и для сотрудников IT -подразделений, обеспечивающих внедрение или настройку систем электронного делопроизводства и документооборота (СЭД).
В целом рассмотренные «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» можно и нужно использовать не только на стадии выбора, внедрения и первичной настройки СЭД, но и для анализа уже функционирующих СЭД для определения соответствия СЭД, используемой в конкретной организации, современным требованиям. 5 Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.09.2010, регистрационный № 18380.
Требования к системе электронного документооборота предприятия
Требования к системе электронного документооборота
Выбор системы для внедрения и определение состава модулей, из которых она состоит, обусловлен способностью системы электронного документооборота достичь цели внедрения, которые ставит перед собой организация. При выборе системы электронного документооборота учитывается степень автоматизации бизнес-процессов.
Достижение целей внедрения осуществляется через решение следующих бизнес-задач:
В части делопроизводства. Ведение номенклатуры дел, работа с внутренней документацией, контроль исполнения поручений/резолюций, контроль возврата документов, формирование отчетности;
В части управление взаимодействием с клиентами. Формирование бизнес-стратегии в области работы с клиентами, создание и ведение единой базы организаций и контактных лиц, управление маркетинговыми мероприятиями, накопление и анализ данных о проведенных контактах и маркетинговых мероприятий для построения различных отчетов;
В части проектного документооборота. Соблюдение и контроль процедур управления проектами, работа с планом проекта, управление рисками проекта, контроль качества и эффективности управления проектом, создание архива документов по проекту, обеспечение взаимодействия и коммуникаций участников проекта;
В части управление качеством. Управление внутренними аудитами, управление несоответствиями, управление корректирующими и предупреждающими действиями, управление замечаниями и рекламациями, анализ со стороны руководства.
Требования к инфраструктуре организации при внедрении системы электронного документооборота
Информационная инфраструктура организации при внедрении Системы электронного документооборота должна отвечать требованиям к информационному пространству, клиентскому рабочему месту и к серверу.
Рабочие места СЭД находятся в едином информационном пространстве организации и отвечают минимальным требованиям, предъявляем к локальным рабочим местам при установке программного обеспечения СЭД;
· процессор: 1,6 -2,4 ГГц;
· ОЗУ: 1 Гб и более;
· струйный или лазерный принтер (возможно сетевой);
· системное программное обеспечение:
Microsoft Windows 7 Professional/Enterprise/Ultimate 32-разрядная или 64-разрядная;
Microsoft Windows 8 Pro/Enterprise 32-разрядная или 64-разрядная;
Microsoft Windows Server 2003/2008/2008 R2 Standard/Enterprise Edition 32-разрядная или 64-разрядная;
Microsoft Windows Server 2012 Standard/Datacenter Edition 32-разрядная или 64-разрядная;
· Офис: Microsoft Office 2007/2010 (кроме Starter Edition) 32-разрядная или 64-разрядная версия;
· Прочее:
Приложения для работы с документами, хранящимися в СЭД;
Microsoft Outlook 2003 SP3/2007/2010 32-разрядная версия или 64-разрядная (для интеграции задач с календарями Outlook);
Microsoft Internet Explorer 7.0 и выше;
Microsoft .NET Framework 2.0.
Дополнительно необходимо учесть ресурсы, требуемые ОС.
Минимально поддерживаемым разрешением экрана является 800х600, рекомендуемым разрешением является 1024х768 и выше.
Требования к серверу зависят от количества одновременно работающих пользователей и объема обрабатываемых данных. Требования к аппаратной и программной части сервера разрабатываются, исходя из усредненных условий работы, и определяются при проектировании системы.
Система электронного документооборота (СЭД), используемая на предприятии, должна отвечать всем требованиям, предъявляемым к ней со стороны нормативно-правой базы и федеральных органов исполнительной власти, оправдывать ожидания своих пользователей по функциональному наполнению и технологическим возможностям. Только в этом случае она сможет обеспечить эффективную работу с документами, автоматизировать процессы управления ими.
Необходимость автоматизации процессов, связанных с управлением документацией, осознают практически все компании. От того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность компании в целом.
Электронные системы документооборота — это информационные системы, помогающие автоматизировать работу с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессы взаимодействия между сотрудниками. При выборе СЭД необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает решение таких задач и отвечает ряду требований, предъявляемых к ней. В первую очередь, это законодательные требования.
Законодательная база
Основным критерием выбора СЭД для российского пользователя является соответствие системы принятым стандартам и нормам делопроизводства и отсутствие противоречий с законодательством.
Регламентация электронного документооборота на государственном уровне ведется по нескольким направлениям. Это законодательное регулирование (федеральные законы), стандартизация в области делопроизводства и документооборота, указы Президента РФ и постановления Правительства РФ, приказы и распоряжения органов государственной власти и управления. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Незнание закона не освобождает от ответственности.
Стандарт MoReq-2
Стандарт (спецификация) МMoReq-2 (Model Requirements for the management of electronic records) «Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота», изданный в 2008 году Европейской Комиссией и переведенный на русский язык, содержит более 700 требований к управлению электронными документами в 12 модулях (табл.). Стандарт можно использовать для формирования технического задания для построения программных продуктов автоматизации документооборота.
Таблица 1. Функциональные требования к СЭД по спецификации MOREQ 2
| Группа требований | Количество требований | |
| 1 | Схема классификации и организация дел | |
| 2 | Управление доступом и безопасность | |
| 3 | Хранение, отбор и передача | |
| 4 | Ввод и регистрация документов | |
| 5 | Идентификация информационных объектов | |
| 6 | Поиск, извлечение и отображение | |
| 7 | Административные функции | |
| 8 | Опциональные модули | |
| 9 | Нефункциональные требования |
Требования компании к СЭД
Каждая компания в зависимости от специфики деятельности и организации документооборота формулирует свои требования к системам электронного документооборота. Тем не менее, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», часть процессов — регистрация документа в системе, классификация доступа и защиты, установление порядка и сроков хранения и др. — идентифицирует как процессы управления документами. Такие процессы будут общими практически для любой компании. Обобщенные требования компаний к СЭД включают в себя также:
- регистрацию, учет и контроль входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов;
- возможность перевода бумажных документов в электронный вид, потоковое сканирование, распознавание документов;
- жесткость бизнес-процессов и, в то же время, возможность строить их «на лету» и в произвольной форме;
- обмен документами между территориально распределенными подразделениями;
- рубрикацию, категоризацию и классификацию документов;
- поиск по реквизитам и полнотекстовый поиск по содержанию документов с учетом морфологии языка;
- учет и обработку документов, находящихся на архивном хранении;
- формирование отчетности;
- управление правами доступа;
- применение электронно-цифровой подписи.
В части организации рабочих процессов компании формулируют свои требования к СЭД в следующем виде:
- создание проектов документов;
- согласование проектов документов;
- утверждение документов;
- создание резолюций, поручений;
- контроль исполнительской дисциплины;
- контроль версий документов;
- протоколирование действий;
- обсуждение документов;
- делегирование полномочий по исполнению документов и т.д.
Кроме всех этих требований к СЭД, компании ожидают от нее соответствия концепции развития ИТ в компании в целом. Что, в свою очередь, предполагает масштабируемость, возможность создания территориально-распределенных СЭД, а также — расширения функциональных задач. Важное ожидаемое свойство системы — ее открытость, т.е. возможность внесения изменений, в том числе силами собственных специалистов.
Необходима предприятиям и возможность СЭД к интеграции с корпоративной информационной системой, в т.ч. электронной почтой, со стандартными офисными приложениями, корпоративным порталом компании.
Для работы в органах исполнительной власти интеграция позволяет организовать единое информационное пространство для обмена документами с системой межведомственного электронного документооборота, взаимодействовать с сайтом, для загрузки обращений граждан.
Непреложное требование компаний к СЭД — обеспечение информационной безопасности и защита документов и содержащейся в них информации.
Личные предпочтения пользователей
Личные предпочтения пользователей СЭД сводятся, как правило, к обеспечению удобства работы в системы, повышения уверенности при выполнении тех или иных операций. Так, одно из общих предпочтений — простота и удобство интерфейса. Чем меньше времени тратится на обучение работе в СЭД, тем быстрее принимается пользователями система. Простые и понятные пользователю интерфейсы, с которым он привык работать по другим функциональным областям, наличие электронного курса обучения значительно сокращают сроки введения СЭД в эксплуатацию и не вызывают ее отторжение, как и всего прочего нового.
Нужны пользователям и неформальное общение, возможность обсуждения необходимости изменения в том или ином документе.
Среди других пользовательских предпочтений можно отметить:
- отображение движения документов (процессов), в том числе — графическое;
- оперативный контроль исполнения документа (какой этап, у какого сотрудника, у кого находится бумажная копия, вернул ли контрагент договор, начал ли исполнять коллега задачу и пр.);
- организация личных, персональных папок (хранение персональных документов с гибким предоставлением доступа к ним коллегам);
- возможность настройки системы для выполнения конкретных задач конкретного пользователя;
- организация рабочего стола с отображением только той информации, которая необходима сотруднику;
- удаленный доступ к системе, работа с мобильных устройств.
Так, например, всем выше перечисленным требованиям удовлетворяет СЭД «1С:Документооборот» , а совместное решение компаний 1С-КПД и iDecide для iPad позволяет работать с документами в дороге и в командировке, просматривать и выполнять задачи с мобильного устройства, использовать голосовые и графические комментарии для упрощения регистрации поручений, что ускоряет принятие решений.
Знание внешних по отношению к компании требований, предъявляемых к системам электронного документооборота, и умение сформулировать к ней свои требования позволяют не только выбрать наиболее подходящую компании систему, автоматизировать и оптимизировать процессы документооборота и управления ими, а также — создать единую информационную среду для коллективной работы с документами.
Алексей Микрюков, аналитик компании DIRECTUM. 14 июня 2018 г. на официальном сайте Федерального архивного агентства (Росархива) в разделе «Проекты документов» размещен «Проект типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» объёмом 37 страниц.
Отрасль давно ожидала этот документ. И как заявлено в проекте, требования разработаны в целях формирования единой нормативной основы для систем электронного документооборота (СЭД) и систем хранения электронных документов (СХЭД), а также для оценки уже применяемых СЭД и СХЭД. В документе явным образом разделяются СЭД и СХЭД, и это важный момент.
Выделение термина СХЭД является одним из принципиальных отличий новых требований. Заметен явный акцент на этапе архивного хранения в жизненном цикле документа. Раньше речь шла в основном о СЭД, а вопросы хранения электронных документов (ЭД) оставались за кадром. Соответственно, документы длительных сроков хранения ранее либо изначально создавались в бумажном виде, либо распечатывались перед передачей на хранение.
В документе рассматриваются только функциональные требования, в отличие от предыдущих нормативных документов (Требования к системам электронного документооборота федеральных органов власти (СЭД ФОИВ), утверждены Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ №221 от 02.09.2011 ; см. также анализ требований ) . Не рассматриваются системно-технические требования, требования по информационной безопасности, надежности, а также требования к интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД и СХЭД. Требования не распространяются на работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Анализируя документ, интереснее всего рассмотреть требования, связанные с организацией хранения документов . Требования по созданию или занесению, регистрации, исполнению и контролю при работе с документами не так интересны, так как это основные задачи СЭД. Практически не осталось крупных организаций, которые бы не автоматизировали эти задачи с использованием СЭД. Поэтому требования к СЭД интересны разве только для оценки уже существующих и используемых систем в момент обновления или смены, а это тема отдельного материала.
Общие функциональные требования
Начнем с «Общие функциональные требования к управлению документами в СЭД и СХЭД».
В этом разделе, на мой взгляд, отражено два важных момента:
Первое «2.3. В СЭД и СХЭД должны соблюдаться требования к аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов, включенных в указанные системы ».
Для того чтобы обеспечить соблюдение данных требований при хранении документов необходимо, чтобы при передаче документов на хранение в СХЭД они были аутентичны, достоверны, целостны и пригодны для использования . Соответственно, до передачи документа в СХЭД «ответственность» за выполнение этих требований лежит на оперативной системе (СЭД или другой информационной системе).
Второе «2.4. В СЭД и СХЭД должны формироваться и сохраняться метаданные документов:
- создаваемые при включении документа в систему (СЭД или СХЭД);
- образующиеся после включения документа в СЭД или СХЭД в рамках его жизненного цикла в системе;
- используемые при взаимодействии СЭД и СХЭД с другими информационными системами (в том числе с МЭДО, СМЭВ и пр.)
- связанные с передачей на последующее хранение (из СЭД - в СХЭД, из СХЭД - в государственный архив).
Метаданные о включенных в СЭД или СХЭД документах должны быть связаны с тем документом, к которому они относятся».
То есть метаданные, связанные с документом, формируются на протяжении всего жизненного цикла документа, в том числе и на протяжении всего срока его хранения. При этом явных требований, предъявляемых к формату или способу хранения метаданных, нет.
Работа с архивными документами
Подготовка к передаче документов на хранение в СХЭД (п.п. 3.8 и 3.9).
«К функциям СЭД относится:
- Формирование и ведение номенклатуры дел
- Отнесение документов к делам
- Формирование описей дел, документов структурных подразделений
- Экспертиза ценности документов, включающая в себя отбор электронных дел, документов, подлежащих передаче в СХЭД и выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению».
С документами, хранящимися в СЭД, все ясно. Но в организациях есть и другие информационные системы, в которых могут храниться документы, например, ERP. Эти системы могут вообще ничего «не знать» о номенклатуре дел и нормах делопроизводства. Соответственно для них должны быть разработаны дополнительные правила, по которым документы будут передаваться на хранение в СХЭД.
В документе ничего не говорится о том, как выгружать документы из других систем, той же ERP. Поэтому если организация захочет хранить документы из ERP, то нужно будет придумывать какие-то правила, по которым:
1) эти документы будут выгружаться из ERP - это собственно задача ERP;
2) эти документы будут размещаться в СХЭД - это задача СХЭД, и у нас для этого есть инструменты.
Прием документов в СХЭД (п. 4.3)
«СХЭД должна обеспечивать:
- Прием электронных дел, документов и описей структурных подразделений с проверкой комплектности
- Проверку электронных подписей документов
- Проверку воспроизводимости электронных документов
- Формирование ответных сообщений о подтверждении или об отказе в приеме документов».
Требования по воспроизводимости обозначены, но как это реализовывать - не понятно.
В документе есть явное указание на формат контейнеров ЭД, представляющий из себя «zip-архив, включающий контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A ».
Учет и классификация документов в СХЭД (п. 4.4)
Требования по учету электронных документов в СХЭД практически ничем не отличаются от требований по учету бумажных документов. При этом требования к составу метаданных ЭД учитывают только специфику документов, типичных для госорганов (письма, приказы и т.п.). У коммерческих организаций разнообразие документов намного больше: коммерческое предложение, устав проекта, техническое задание, протокол закупочной комиссии и т.д. В этом смысле требования вряд ли применимы для других видов документов.
Хранение электронных дел, документов в СХЭД (п. 4.5)
Этот блок выглядит одним из самых непроработанных в проекте требований. В нем зафиксированы требования к обеспечению СХЭД возможностей:
● резервного копирования электронных документов;
● проведения проверок наличия и состояния ЭД с использованием специальных программ проверки технического состояния электронных документов и фиксацией результатов проверок в соответствующих актах;
● конвертации и/или миграции электронных документов в новые форматы;
Но при этом ничего не сказано об обеспечении юридической значимости ЭД при долговременном хранении. Эти требования я рассматривал ранее в статье на ECM-Journal .
Использование электронных дел, включенных в СХЭД (п. 4.2 и 4.6).
Использование ЭД предполагает:
- Предоставление постоянных и временных прав доступа к документам
- Формирование фонда пользования электронных дел и организацию на его основ электронного читального зала
- Многокритериальный поиск
- Формирование архивных копий, справок выписок
- Учет использования электронных дел.
Тут остаются вопросы в первую очередь по предоставлению электронных документов по запросам различных организаций, так как единых требований по предоставлению ЭД во вне сейчас нет, и практика не сформирована.
Экспертиза ценности и выделение к уничтожению электронных дел, документов с истекшими сроками хранения (п. 4.7 и 4.8).
Приведенные в проекте требования также практически ничем не отличаются от требований при работе с бумажными документами. Отличие состоит только в особенностях уничтожения электронных документов (например, удаление резервных копий и гарантированное уничтожение).
Требования по передаче электронных документов на хранение в гос. архив описаны формально. Причина связана, скорее всего, с отсутствием наработанных практик.
Общие выводы
После анализа проекта требований остается ощущение, что изложенное в нем «догоняет» текущее положение вещей, закрепляет уже существующие наработки, но не до конца отвечает на существующие вопросы и уж тем более не пытается спрогнозировать и дать ответы на вопросы ближайшего будущего.
Документ показывает, что специфических требований к системе долговременного хранения электронных документов много. Есть среди них достаточно жесткие и конкретные. На предприятиях имеется множество систем, которые генерируют документы, подлежащие долговременному хранению, или подразумевающие длительное хранение: ERP, HR, ECM. CRM и другие. Таким образом, можно сделать вывод, что наиболее целесообразно выделять отдельную систему долговременного хранения , интегрированную с системами-источниками. Реализовывать требования во всех указанных выше системах долго и дорого.
С другой стороны, требования уже имеют под собой технологическую основу, которая позволяет реализовать подобные системы. Имеющиеся на рынке системы работы с документами можно и нужно проверять на соответствие требованиям, сформулированными в нормативной базе.
Реализация требований
Одним из примеров системы, которая показывает готовность и полностью удовлетворяет этим требованиям – решение «Долговременный архив» от компании DIRECTUM.
«Долговременный архив» - это комплексная система для управления бумажным и электронным архивом организации. Решение разработано с соблюдением правил российского архивного делопроизводства. Оно позволяет централизованно хранить документы любого вида в течение срока, установленного законодательством РФ, гарантируя юридическую силу документов на протяжении всего срока хранения.
Решение может работать с любыми ECM-системами, не только с решениями DIRECTUM, интегрируется с ERP и другими системами за счет готовых механизмов.
Кроме того, решение не только уже сейчас закрывает задачи создания электронного архива, но и работает на перспективу. В решение заложены возможности работы с инструментами автоматической обработки документов на основе искусственного интеллекта для классификации и экспертизы ценности документов. Кроме того, используется собственная уникальная технология обеспечения юридической значимости, которая в перспективе может быть переведена и на технологии блокчейна.
Проблемы, которые решаются при автоматизации деятельности компании, всегда специфические и во многом зависят от особенностей ее бизнеса, инфраструктуры, административной структуры и многих других факторов. Ко всем системам автоматизации офисной деятельности выдвигаются следующие требования :
Простота и гибкость;
Экономия;
Открытость;
Надежность.
Из всех офисных задач можно выделить две наиболее актуальные: автоматизация коммерческой деятельности и автоматизация документооборота.
К системам автоматизации коммерческой деятельности, как правило, выдвигаются следующие требования :
Обеспечение полного контроля за поступлением и продажей товара;
Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета;
Разграничение доступа к информации;
Максимальная автоматизация операций;
Интеграция с корпоративным web-сервером;
Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем.
К системам автоматизации документооборота выдвигаются следующие требования :
Наличие единого хранилища документов;
Наличие полнофункциональной маршрутизации и средств проектирования сценариев движения документов;
Контроль за выполнением работ;
Контроль за выполнением поручений;
Развитая система построения отчетов;
Возможность получения статистических и аналитических сведений;
Работа в вычислительных сетях.
В наше время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, которые обеспечивают интегрированные решения по автоматизации офиса, что позволяет автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами. Появились информационные системы автоматизации документооборота.
Любая информационная система должна быть тесно связанной со структурой организации. Таким образом, можно обеспечить безопасность данных, распределить полномочия пользователей. Современные организации это совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, которые обмениваются между собой информацией и выполняют отдельные части совместной работы. Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются :
Ввод информации в систему;
Хранение, навигация, поиск и фильтрация документов;
Коллективная работа с документами;
Вывод информации из системы.
Схема жизненного цикла представлена на рис. 5.1.
Рис. 5.1. Схема жизненного цикла неструктурированной информации в организации
Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow.
Технология groupware ориентирована на небольшие рабочие группы, характеризуется поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью разных методов доступа: сетевого доступа к файлам и базе данных; локальной и глобальной электронной почты (включая конференции и дискуссии); терминального доступа, пересылки файлов и электронных досок объявлений; пересмотром и интерпретацией гипертекстовых документов.
При коллективной работе важным является наличие блокирования для решения конфликтов при общем использовании ресурсов, санкционирования доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности поддерживается шифровкой и электронными подписями. К системам построенным по технологии groupware можно отнести следующие – Lotus Notes, Microsoft Office, Perfect Office.
Технологии класса workflow применяются для автоматизации документооборота в средних и больших офисах, и для них является характерной поддержка работы многопользовательского режима с несколькими задачами одновременно; четкая структуризация работ по ролям и документам с контролем их выполнения. К системам построенным по технологии workflow можно отнести следующие – Staffware, OPTIMA-WorkFlow , Action WorkFlow.
Буквальный перевод термина «workflow» – «поток работ». Более информативным является определение продуктов класса workflow как программных систем, которые обеспечивают полную или частичную координацию выполнения производственных операций (заданий, работ, функций), которые складывают структурированные бизнес-процессы предприятия.
В основе технологии Workflow лежат следующие понятия:
1. Объект – информационный, материальный или финансовый объект, который используется в бизнес-процессе (письмо, оборудование, счет).
2. Событие – внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, которое состоялось с объектом (получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога).
3. Операция – элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (подготовка письма, замена оборудования, оплата счета).
4. Исполнитель – должностное лицо, ответствечающее за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (менеджер, сотрудник архива, директор).
Взаимоотношения между базовыми понятиями технологии workflow отображены посредством концептуальной информационной модели, представленной на рис. 5.2 .
Рис. 5.2. Концептуальная информационная модель технологии workflow
Деловой процесс формализируется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (например, сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Отдельным случаем такого взаимодействия является обычная пересылка документа из пункта в пункт.
Одной из реализаций технологии workflow является так называемая «система графов», где каждый шаг является вектором и отображает движение задания, связанного с документом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому. При этом ответственный за правильность функционирования схемы должен учитывать всевозможные непредвиденные ситуации, которые могут возникнуть на пути движения документа.
Другой подход базируется на понятии «цикл», который является наименьшим элементом в схеме взаимодействия между двумя произвольными субъектами. При этом система сама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки, указывает место и некорректность с описанием причины. После этого генерация нового процесса не выполняется.
