Документ и его место в системе управления.
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документированная информация»:
Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.
Таким образом, документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Анализ определений термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки:
1) «документ» - материальный объект,
2) «документ» - носитель информации,
3) «документ» - документированная информация.
Управление – главная функция, посредством которой организуется и упорядочивается деятельность современного предприятия. В свою очередь неотъемлемой частью управленческой деятельности является документационное обеспечение управления (ДОУ).
Цель ДОУ состоит в упорядочении документооборота, совершенствовании работы аппарата управления и создании на этой основе условий для наиболее эффективного функционирования предприятия в целом.
В основе ДОУ лежит документирование управленческой деятельности, основанное на фиксации необходимой для реализации управленческих действий информации. Как правило, такая информация фиксируется и оформляется в виде управленческих документов, совокупность которых образует документацию предприятия.
Нормативно-методические акты, регламентирующие создание и оформление документов.
В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Нормативно-методическую делопроизводства составляют:
Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;
Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
Правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
Государственные стандарты на документы;
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Унифицированные системы документации;
Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
Нормативные документы по организации архивного хранения документов;
Законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.
Документоведение как научная дисциплина и ее связь с другими научными дисциплинами.
Документоведение относится к циклу наук об обществе, со многими из которых находится в тесной взаимосвязи и взаимодействии. Это взаимодействие проявляется в различных формах и происходит на разных уровнях, прежде всего на уровне объекта и предмета исследования, понятийного аппарата, методов исследования.
Документоведение самым тесным образом связано с исторической наукой. Так как объектом документоведения является документ в историческом развитии. Появление тех или иных документов, не говоря уже о системах документации, непосредственно связано с эволюцией общества, с определёнными её этапами. Поэтому функционирование документов и систем документации, складывание комплексов документов невозможно понять без знания социально-экономической, политической истории, истории культуры и т.д.
С другой стороны, сама форма документа характеризуется относительной самостоятельностью, наличием собственных закономерностей развития, которые, в свою очередь, оказывают определённое воздействие на те или иные стороны общественного развития. Поэтому изучение прошлого предполагает и знание генезиса документных форм.
По целям и объекту изучения документоведение тесно связано с архивоведением. Их объединяют общая задача - формирование эффективной информационной среды, единый объект исследования - документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов документообразования.
Немало общего можно обнаружить также между документоведением и книговедением. Их сближают: информационная, социальная сущность объектов исследования - документа и книги; во многом одинаковые цели и функции; бумага как общий материальный носитель информации; письмо как одинаковый способ передачи информации.
Документоведение взаимосвязано с правоведением, прежде всего с такими его отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право. В документоведении широко используются достижения правовой науки: придание юридической силы документам, правовые способы их введения в действие, классификация правовых актов и др. В современном законодательстве документация дифференцируется по видам, значимости, выделяются отдельные системы документов. Одним из объектов документоведения является система организационно-правовой документации.
Нельзя не сказать и о связи документоведения с экономическими науками. Оптимизация деятельности служб документационного обеспечения управления невозможна без определения их экономической эффективности, без всестороннего анализа использования финансовых и материальных ресурсов на создание и обработку документов, без составления соответствующих методик, нормативов трудозатрат и т.д. В число систем документации, изучаемых документоведением, входят и такие специальные системы, непосредственно отражающие экономическую сферу жизни и деятельности общества, как бухгалтерская, отчётно-статистическая, технико-экономическая, внешнеторговая, банковская, финансовая.
Традиционно прочными являются взаимосвязь и взаимодействие между документоведением и теорией управления, менеджментом, поскольку в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация.
В документоведении достаточно широко используются достижения прикладной лингвистики прежде всего с целью унификации текстов документов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования служебных документов.
Государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
Ульяновский государственный университет
Факультет культуры и искусства
И.А. Кутейников
Документоведение
Конспект лекций для подготовки к экзаменам
Для студентов факультета культуры и искусства
Направление бакалавриата 034700 «Документоведение и архивоведение»
Профиль «Документоведение и ДОУ»
Ульяновск
Тема 1. Документоведение как наука
1. Предмет и объект документоведения
3. История документоведения
1. С древних времен люди стали понимать, что составление документов, их движение, хранение подчиняется определенным закономерностям и правилам.
Например, создание документа проходит по следующему регламенту:
Сбор необходимой информации для составления документа;
Составление и оформление документа;
Согласование его с заинтересованными лицами;
Подписание документа;
Введение документа в документооборот.
В работе с документами также прослеживаются определенные закономерности , например:
Важные документы должны быть зарегистрированы;
Исполнение срочных и важных документов должно контролироваться;
При хранении документов должен быть определенный порядок, позволяющий быстро найти необходимый документ;
Через определенное время часть документов должна передаваться на архивное хранение, другая часть - уничтожаться.
Правила документирования и работы с документами, вначале негласные, разрозненные становились традициями, а затем обязательными, закрепленными в нормативных актах. Так постепенно складывалась теория документоведения.
Документоведение - научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии:
Закономерности образования документов;
Способы их создания;
Становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.
Предметом изучения курса документоведения являются :
Документы;
Способы документирования.
Объектами изучения документоведения являются :
Функции, свойства и структура документов;
Закономерности создания документов;
Способы документирования;
Создание систем документации;
Принципы организации документооборота;
Пути совершенствования документационных процессов в обществе.
Документоведение связано с теорией информации, лингвистикой, историей, правом, архивоведением, информатикой и другими науками.
Актуальной задачей документоведения является теоретическое обоснование и определение направлений совершенствования современных документационных процессов.
2. Документирование - неотъемлемая черта современного этапа развития цивилизации. Документы и документная информация лежат в основе большинства управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивая юридическую силу и тем самым способствуя их исполнению. Знание документоведения и владение делопроизводством стало важным для большинства офисных работников. Обучение студентов по направлению бакалавриата «Документоведение и архивоведение» профиля «Документоведение и документационное обеспечение управления» необходимо для подготовки :
Менеджеров различного уровня;
Специалистов в сфере финансов и бухгалтерского учета;
Юристов;
Специалистов по работе с персоналом;
Специалистов других областей, работающих с документами.
Главная задача курса заключается в том, чтобы изучить :
Теоретические основы документоведения;
Современные требования, предъявляемые к составлению и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.
В результате изучения дисциплины "Документоведение и документационное обеспечение управления" специалист должен знать :
Способы документирования;
Свойства и функции документа;
Структуру и формуляр современного документа;
Основной состав документов предприятия;
Законодательные и нормативно-методические материалы по документированию и организации работы с документами;
Системы документации;
Правила составления и оформления документов;
Организацию работы с документами;
Правила систематизации документов предприятия;
Правила составления номенклатуры дел;
Правила проведения экспертизы ценности документов;
Особенности работы с конфиденциальными документами;
Состав, структуру и функции службы документационного обеспечения управления;
Системы электронного документооборота;
Основы создания архива организации.
При этом специалист должен уметь :
Разрабатывать основные бланки и шаблоны документов предприятия;
Составлять документы по различным управленческим ситуациям;
Строить рациональную схему делопроизводства предприятия;
Организовывать контроль за сроками исполнения документов;
Самостоятельно проводить систематизацию документов и формирование дел;
Составлять номенклатуру дел организации;
Определять сроки хранения документов;
Работать с конфиденциальными документами;
Готовить дела к передаче на архивное хранение.
3. Документоведение в России возникло в XVI-XV1I веках. Появились первые устойчивые формы документов. Связано это было :
С развитием торговых отношений;
С развитием правовых отношений;
С развитием международных связей.
В начале XVIII века рост документов привел :
К созданию унифицированных форм документов;
К составлению правил документирования;
К закреплению правил составления документов законодательными актами государства.
В XVIH-XIX веках устанавливаются :
Правовые основы документирования;
Основы классификации документов (деление их на внутренние и внешние).
В первой половине XX века :
Создаются унифицированные системы документации;
Вводятся понятия - научная, историческая и правовая ценность документов.
В 1943 г. преподавателем Московского государственного историко-архивного института профессором КГ. Митяевым вводится термин «документоведение» и разрабатывается самостоятельный научный курс.
К концу 1950-х - началу 1960-х гг. в связи с научно-технической революцией в стране :
Увеличиваются объемы информации;
Резко возрастает количество документов;
Возникает необходимость в научных исследованиях в области документоведения;
Возникает необходимость в подготовке специалистов в этой области.
Все это послужило дальнейшим толчком к развитию документоведения как научной и учебной дисциплины. В 1960-х гг .:
Разрабатывается и внедряется Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД);
Создается Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (1966 г.);
Появляются первые специальные научные работы, посвященные объекту документоведения и его задачам.
В 1990-е гг. вводится термин "документационное обеспечение управления" и "информационно-документационное обеспечение управления". Появление этих терминов связано с внедрением компьютерных технологий в работу с документами. Конец XX века - начало XXI века характеризуется :
Использованием наряду с традиционными документами электронных документов;
Разработкой концепций электронного делопроизводства и документооборота.
Документоведение - научная дисциплина, изучающая документ в историческом развитии, закономерности образования документов, способы их создания, становление и развитие систем документации.
Документоведение охватывает все проблемы, связанные с понятием "документ".
Документоведение - наука молодая. Как всякая теория документоведение прошло путь от отдельных частных исследований до самостоятельной области научных знаний. Документоведение относится к информационно-документационным наукам.
Появление той или иной научной дисциплины обусловлено общественными потребностями. Такой потребностью стало упорядочение документообразования, так как объем документации, образующейся в обществе, растет в геометрической прогрессии с усложнением социальной организации и развитием средств коммуникации, технических средств документирования и связи.
Отечественное документоведение развивалось именно в этом направлении. К первым попыткам привести в систему знания о документе можно отнести так называемые русские письмовники или сборники образцов документов и их текстов. Первые из них относятся к XVI в. Письмовники составлялись для использования в делопроизводстве государственных учреждений, судебных органов и присутственных мест. В дальнейшем документоведение развивалось как прикладная дисциплина, задачей которой долгое время было совершенствование делопроизводства.
- - единством дисциплинарных знаний и способов действия с ними;
- - общим содержанием специальной подготовки исследований и формы их идентификации;
- - единым набором средств дисциплинарной коммуникации и институтов, регулирующих функционирование дисциплины.
Документоведение зародилось в конце XIX – начале XX вв, приобретает черты научной дисциплины с созданием 1960 г. в МГИАИ был создан факультет государственного делопроизводства, и в 1966 г. кафедры документоведения.
Основные заслуги в постановке вопроса о формировании научной дисциплины принадлежат первому заведующему кафедрой К.Г Митяеву. К.Г. Митяев первым ввел в научный оборот термин «документоведение». Однако он рассматривал документоведение как новую архивоведческую дисциплину. Документоведение выросло из практических потребностей архивного дела, задач классификации, описания, каталогизации документов, хранящиеся в архивах.
С конца 1960-х гг. центральное место как объекта документоведения занимает история делопроизводства и современные требования к его организации.
В 1970-е гг. документоведение определялось как научная дисциплина, изучающая способы создания документов, принципы организации систем документирования в их историческом развитии. Это определение было закреплено в первом терминологическом стандарте по делопроизводству и архивному делу ГОСТ 16487-70.
1970-е гг для документоведения являются периодом социального заказа. Этот заказ заключался в потребности рационализировать процессы фиксации и восприятия документированной информации. Документоведение стало пониматься как теория делопроизводства.
В 1980-е гг. наступил переломный момент в понимание предмета документоведения. Это было связано с внедрением в управление средств автоматизации документооборота и изменениями в фиксации, передаче и чтении информации.
Сегодня объектом изучения документоведения как научной дисциплины является документ, как самодостаточный объект для исследования, как феномен, явление культуры, продукт социальной практики, инструмент социальной коммуникации. Делопроизводство выделилось в самостоятельную научную дисциплину под называнием «Организация и технология документационного обеспечения управления».
Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Объектом документоведения являются также системы документации.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Предметом документоведения является изучение исторических закономерностей документообразования, совершенствование технологии ДОУ, научное прогнозирование развития документации и документирования.
Задачи документоведения:
- - теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения аппарата управления;
- - выработка рациональных норм организации ДОУ.
Исторические этапы. Место документоведения в системе наук. Теоретическое и прикладное документоведение. Объект и предмет, задачи документоведения.
ИСТОРИЧЕСКИЕ ЭТАПЫ.
Зарождение документоведения связано в первую очередь с возникновением практической работы с документами в 16-17 вв. В этот период начали складываться правила работы с документами, тогда же возникла необходимость в собирании документов, их описании, систематизации, создании каталогов.
Практическое документоведение возникло с появлением полиграфии (науки о развитии письменности, о древних рукописях) и дипломатики (науки, изучающей форму и содержание правовых актов).
С начала 18 века стали закладываться правовые основы документирования, прежде всего в сфере государственного управления. Многие формы документов были закреплены законодательными актами. В середине 19 в. начала появятся делопроизводственная литература, в этот период происходят первые попытки теоретического осмысления документационных процессов. Большой вклад внес Вородинов Н.В. – один из первых написал книгу в 1857 г.
Вплоть до конца 19 в. формирование документоведения как науки о документе и документационных процессах было связано, прежде всего, с практической деятельностью (формирование обычаев и традиций работы с документами). Затем практические приёмы обобщались, анализировались и постепенно становились обязательными правилами и нормами, получая закрепление в официальных законодательных и нормативных актах. Таким образом, практическая деятельность стимулировала теоретическое осмысление вопросов, связанных с функционированием документов в обществе. В результате зародилась научная дисциплина документоведение .
В официальных источниках первым этапом является первая половина 20 в., так как документационная наука, как самостоятельная наука о документе,получила международное признание лишь в первой половине XX века.
Основоположником документоведения был Поль Отле, благодаря которому значение понятия "документ" расширилось до того, что документом стали считать зафиксированную на любом материальном носителе информацию. А науку о таком документе он предложил назвать библиологией или документологией. Это была наука, которая изучала документационную деятельность: процесс сбора, систематизации, поиска, распространения документов. Идеи П. Отле вплоть до 30-х годов активно развивали библиографоведы, библиотековеды и книговеды.
С середины 40-х годов XX века создание документа во всех сферах жизни стало называться книго-архиво-музееведением. Это был первый этап развития документоведения.
В этот период начали создаваться различные организации в области работы с документами (Институт техники и управления – сотрудники решали теоретические проблемы делопроизводства: терминологические, унификации и стандартизации, классификации документов). В 1931 г. был издан проект общих правил документации, документооборота – обобщались теоретические исследования практический опыт наш и зарубежный.На рубеже 20-30 гг. внимание государства в работе с документами сократилось, однако определенные исследования велись на ведомственном уровне (были крупные разработки по бухгалтерской и кадровой документации).
В 30-х гг. в Москве открылся Государственный историко-архивный институт – первоначальной задачей бала подготовка специалистов по работе в архиве. В учебниках появилось «Общее делопроизводство».
В 1943 г. появился сам термин «Документоведение».
4. В 50 - 60-е годы XX века начинается второй этап развития документоведения, когда процессы коммуникации начинают рассматривать не только в ракурсе одного из средств фиксации информации - документа, но более широко - как информационные. Представления о предмете документоведения приобретают информационное и кибернетическое содержание.
Второй этап связан с именем проф. К.Г. Митяева, который заложил основы традиционного документоведения, выделил в структуре документоведения общую и специальную части, заложил фундамент для создания научной школы. Митяевым документоведение было определено как «научна дисциплина, изучающая в историческом развитии способы, отдельные акты и системы документирования явлений объективной действительности и создаваемые в результате документирования отдельные документы, их комплексы и системы». Таким образом, документоведение было отнесено к историческим дисциплинам, а впоследствии внесено в перечень научных специальностей.
С начала 60-х годов возникает информатика, и начинают развиваться ее составные части - научные направления под названием "документалистика" и "документоведение".
Документалистикой считается прикладная отрасль кибернетики, занимающаяся оптимизацией управления документными системами всех типов – от изобразительного искусства до канцелярского делопроизводства, которая изучает структуру, свойства матричных документов, методы их обработки, хранения, поиска, использования.
Внимание усилилось в связи с разработкой и внедрением единой государственной системы делопроизводства (в 1966 г.) – для разработки был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД – позднее Всероссийский).
Рубеж 60-70-х гг. является поворотным в развитии отечественного документоведения. Тематика исследований была направлена на совершенствование управленческой деятельности и её документационное обеспечение.
В середине 70-х годов документоведение понималось как наука о правилах оформления административных документов и ведения документационного хозяйства. Документоведение отождествлялось с делопроизводством и рассматривалось как часть архивоведения.
5. Начиная с 90-х гг. – современный этап. В конце 80-х гг. А.Н. Сокова сформировала основные характеристики классического документоведения как науки: объектом документоведения, по её мнению, являются документальные системы и отдельные документы, предметом – закономерности документообразования, основная же задача заключается в обеспечении общества полноценной оперативной информацией в форме документов.
Новый этап в развитии отечественного документоведения начался в 1990-е годы, когда под влиянием внутренних и внешних факторов произошло существенное изменение информационно-документационных процессов. В России произошла смена политического и экономического строя, в работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала быстро входить в мировое информационное пространство. Приоритетное развитие в научных исследованиях в это время получают такие направления как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов и другие. Иначе говоря, дальнейшее развитие документоведения как комплексной научной дисциплины стимулируется всё возрастающими и существенно изменившимися социально-политическими, экономическими, культурными, техническими и иными потребностями.
Т.о., документоведение как научная дисциплина ещё не реализовала свой потенциал. Её прикладная часть (практическая) на протяжении длительного времени доминировала над теоретической и развивалась гораздо активнее. В настоящее же время назрела острая необходимость именно в теоретических исследованиях.
Современное делопроизводство рассматривается как отрасль человеческой деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141-98). Содержание данного вида деятельности сводится к трем составляющим:
документирование информации о фактах, событиях, явлениях частной и общественной жизни людей;
организация и технология работы с документами в учреждении, на предприятии, фирме, именуемые термином «документооборот»;
хранение документов после окончания работы с ними как особая сфера деятельности людей, обозначаемая термином «архивная деятельность».
Становление российского делопроизводства от стихийного зарождения деловой переписки до появления той или иной системы работы с документами историки, учены-документоведытесно увязывают с преобразованием в области государственного устройства, реформированием аппарата управления страной , отраслями деятельности людей, нуждающимися в документировании результатов своей работы. Развиваясь, российское делопроизводство в своем становлении прошло три периода, каждый из которых в свою очередь может быть подразделен на отдельные этапы:
Делопроизводство в дореволюционной (до 1917 г.) России (зарождение традиций, накопление опыта):
- от появления первых документов до приказного делопроизводства включительно (Х-ХVIIвв.);
Феодальная раздробленность, делопроизводство – документирование (договоры, жалованные и вкладные грамоты), хранение документов в ларях – сундуках, сокровищницах. «Столбцовое делопроизводство» - грамоты склеивались, образуя столец.
«Приказное делопроизводство» (дача поручений (приказов) великого князя) - централизованное государство – Великорусское – административное управление: Боярская дума (приговоры) и приказы (памяти) – центральные исполнительные органы. Царь – указы, акты, жалованные грамоты. Появилась форма тетрадной (книжной) формы.
- коллежское делопроизводство (ХVIIIв.); ПетрI– отмена столбцовой формы документов. Приказы были заменены 12 коллегиями. В центре Сенат, Синод, Государев кабинет. Коллегии подчинялись Сенату, владели отдельной отраслью. Издание «Ген. регламента» 1720 г.
- министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX- н. ХХ в.). Ослабление высшего и центрального аппарата управления государством, АлександрI– реформа – замена коллегий министерствами, закреплено Манифестом 1811 г. – он определил этапы работы с доументами. Расширение видового состава документации, увеличение объема переписки, унификация форм документов.
Делопроизводство в СССР (1917-1991гг.):
От разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до разработки Единой государственной системы делопроизводства (1917-1973 гг.); После революции в октябре 1917 г.: отставание чиновничьего аппарата от власти, улучшение «письмоводства», сокращение переписки, устранения волокиты. 20-30 е гг. – развитие специальной документации (бух, стат, кадр.). 1931 г. – «Общие правила документирования и документооборота». В военные годы архивные организации были наделены большими полномочиями по организации делопроизводства и архивного дела.
- от традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления. Целью ЕГСД являлись выработка и внедрение в практику на единой основе рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания. 70-е гг. – значительное развитие делопроизводства – разработан целый ряд ГОСТов, унифицированных систем документации (16). ЕГСДОУ переименована в ГСДОУ. В 1991 г. распад СССР.
Современное российское делопроизводство: см. начало.
МЕСТО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ В СИСТЕМЕ НАУК.
Документоведение является гуманитарной наукой, она относится к циклу наук об обществе.
Взаимодействие документоведения с другими науками происходит, прежде всего, на уровне объекта и предмета исследования, понятийного аппарата, методов исследования (общенаучные методы исследования).
Документоведение тесно связано с:
исторической наукой, так как одним из предметов документоведения является изучение предмета, систем документации, а также процессов работы с документами в ходе исторического развития;
источниковедением – наукой, которая исследует теорию, методику и технику исторических источников. Важнейшим историческим источником является документ;
архивоведением - их объединяют общая задача - формирование эффективной информационной среды, единый объект исследования – документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов документообразования.
книговедением (изучает книги, по сути, документы);
правоведением – используются достижения правовой науки, в частности, документ один из источников прав и свобод, способы придания документу юридической силы, правовые способы введения документа в действие и т.д.
экономическими науками – в документоведении также изучаются процессы оптимизации деятельности служб делопроизводства, анализ экономической эффективности;
теорией управления – так как именно в документах находят отражение функции управления – рациональная организация работы с документами способствует совершенствованию управленческой деятельности (60% - поиск информации – от рабочего времени);
прикладной лингвистикой – достижения прикладной лингвистики применяют в документоведении с целью унификации документов, текстов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования служебных документов;
программирование и информационная безопасность – достижения этих наук используются для создания и защиты документов.
В целом документ является исходным материалом для изучения и развития любой научной дисциплины.
ТЕОРЕТИЧЕСКОЕ И ПРИКЛАДНОЕ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ.
Тесная связь с практикой обусловила структуру предмета документоведения, состоящую из двух частей: 1) теоретической и 2) прикладной. Обе эти части также непосредственно взаимосвязаны.
Особенностью документоведения как науки стал дисбаланс между теоретической и прикладной частью (практической).
Основы теории были заложены в 60-е гг., прикладная часть к тому времени уже доминировала, а в дальнейшем усилилась.
В конце 80-х гг. Сокова А.Н. в своей диссертации сформулировала основные характеристики классического документоведения как науки. В структуре классического документоведения были определены теоретическая (общая) и практическая (прикладная) части.
Н.В.Варадинов, в частности, разделял делопроизводство на 1) теоретическое и 2) практическое. Он впервые ввёл в оборот и сам термин “теоретическое делопроизводство” . В теоретическом значении, по его мнению, делопроизводство представляет собой “науку, излагающую правила составления деловых бумаг, актов и самих дел”, а также изучающую “наружные” и “внутренние свойства” деловых бумаг.Практическое же делопроизводство – это “общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг”.
В 90-х гг. специалистами в области библиотечного дела и книговедения стала разрабатываться «новая версия» (нетрадиционная) документоведения. «Новое» документоведение подразделяется на общую и особенную части. Общее документоведение или документология рассматривается как теоретическая дисциплина. Особенное документоведение изучает различные виды документов.
Существуют и другие точки зрения как на саму науку, так и на её структуру. Например, проф Астахова предлагает выделить в документоведении два основных направления: аспектное (по аспектам изучения: теоретический, исторический, организационный и технологический) и объектное (по объектам изучения: практика, наука, управление, подготовка кадров).
ОБЪЕКТ И ПРЕДМЕТ, ЗАДАЧИ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ.
Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени. Документ создается в ходе документно-коммуникационной деятельности, поэтому объектом науки являются все виды этой деятельности - создание, производство, хранение, распространение и использование документов, создание систем документации.
Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.
Из предмета документоведения вытекают основные задачи этой научной дисциплины:
теоретическое обоснование документационных процессов в обществе;
обеспечение высокого качества создаваемых документов и эффективного их функционирования;
формирование высокоорганизованной информационной среды, т.е. обеспечение общества полноценной и оперативной документированной информацией;
развитие, совершенствование информационной культуры человека.
Документоведение – является наукой, изучающей документ как социальное явление и процессы, связанные с документами, поэтому определение предмета будет зависеть от стороны рассмотрения документа.
В процессе работы любой системы управления неизбежно возникает проблема передачи управляющих воздействий, контроля реакции на них и выдачи корректирующих воздействий. Приходится решать ее и при управлении коллективами людей. Человечество в процессе развития выработало способы их решения, в частности с помощью объектов, содержащих информацию – документов. Закономерности их жизненного цикла и правила работы с ними изучает дисциплина, называемая делопроизводство, составной частью которой является документоведение.
Документоведение сравнительно молодая научная дисциплина, которая выросла сначала в рамках архивоведения и лишь в 1942 году профессор К.Г. Митяев разработал самостоятельный курс «История и организация делопроизводства в СССР» , а год спустя, ввел в оборот термин «документоведение». К концу 1950-х – началу 1960-х годов объемы информации увеличиваются в связи с научно-технической революцией, что приводит к росту количества документов. Возникает острая необходимость в научных исследованиях в этой области, а также в подготовке высококвалифицированных кадров, что послужило дальнейшим толчком к развитию документоведения как научной и учебной дисциплины.
Делопроизводство определяется как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами », т.е. весь процесс с момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.
Документоведение – научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии:
- закономерности образования документов
- способы их создания
- становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности
Важнейшей задачей документоведения на современном этапе является теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения управления. Это предмет документоведение.
Сама же организация документных работ: создание, изготовление, прием, распределение, регистрация документов, контроль исполнения, справочная работа, вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранения и использования документов – предмет делопроизводства. Параллельно с термином «делопроизводство» в 90-е годы используется термин «документационное обеспечение управления» и «информационно-документационное обеспечение управления» . Появление этих терминов связано с внедрением компьютерных систем в управление и с тем, что помимо традиционной работы с документами осуществляется и информационное обеспечение управления, работа с базами данных.
Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин – архивоведения, источниковедения, информационных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учета, статистики и др. Так, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка – исторический источник, для специалиста в области управления – средство фиксации и передачи управленческих решений. В отличие от перечисленных наук документоведение интересуется документом как таковым, не рассматривая его в качестве средства для решения других задач. Таким образом, объектом документоведения является документ в том смысле как это определено в государственном стандарте на терминологию в области документоведения и архивоведения: «Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Причина появления любого документа – необходимость фиксирования информации. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.
Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях:
- это может быть отдельный документ
- система документов (документы, применяемые в определенной сфере деятельности)
- вся совокупность разнообразных систем документации, т.е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе
Делопроизводство является одной из научных дисциплин, участвующих, с одной стороны, в совершенствовании функционирования государства, а с другой стороны – в решении задачи обеспечения общества ретроспективной документной информацией (через архивоведение).
В основе изучения истории делопроизводства XVI – начала ХХ веков лежали законодательные акты – Судебник 1550 г. и Соборное уложение 1649 г.; Литовская, Руская (Волынская) метрики; Генеральный регламент 1720 г.; «Табель о рангах » 1722 г.; «Учреждения для управления губерний Российской империи» 1775 г.; «Общее учреждение министерств» 1811 г.; «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г. Законодательные акты XVI – начала ХХ веков – важнейшие источники о преобразованиях структуры органов управления и организации делопроизводства. За дореволюционный период законодательный материал, опубликован в «Полном собрании законов Российской империи» и «Своде законов Российской империи».
Источниками по организации работы с документами в дореволюционный период являются также руководства к составлению деловых бумаг в письмовниках XVIII–XIX веков. Такие сборники включают образцы документов с кратким или подробным руководством, как сочинять разного рода письма. К переписке было принято относить такие документы, как прошения, заявления, постановления, доношения, записки, расписки, векселя и некоторые др. Письмовники имели большое значение для практики делопроизводства. Известно более ста сборников, изданных в конце XVIII – начале ХХ века.
В результате Октябрьских событий 1917 года, наряду с разрушением государственной машины Российской империи, было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Для руководства отраслями государственного управления были созданы 13 Народных комиссариатов (наркоматов).
Для работы в госучреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты, а также другие, не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные правила письмоводства и делопроизводства были отменены, а новые не созданы. Немногочисленные практические руководства по составлению и оформлению документов типа дореволюционных письмовников не смогли оказать существенного влияния на упорядочение документообразования в административном аппарате, т.к. касались главным образом документов по урегулированию гражданско-правовых отношений.
Необходимо было законодательно отрегулировать деятельность властных структур, упорядочить процессы документирования. 30 октября 1917 года правительство издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов».
Для улучшения качества оформления документов было принято Постановление от 02 марта 1918 года «О форме бланков государственных учреждений». В этом документе перечислялись обязательные реквизиты бланков документов. Уделялось внимание упрощению и рационализации делопроизводства. 08 декабря 1918 года было издано Постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».
Политика привлечения в аппарат управления советских учреждений чиновников с дореволюционным опытом работы неизбежно приводила к возрождению прежних бюрократических процедур работы с документами. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 года. В этих условиях был создан специальный орган – Народный комиссариат Рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), который контролировал работу государственного аппарата и осуществлял его рационализацию.
В соответствии с решениями XII съезда РКП (б) был создан объединенный партийно-советский орган ЦККРКИ, который в числе других должен был осуществлять мероприятия по рационализации техники управления, делопроизводства. Основную нагрузку в этой работе выполнял отдел административной техники ЦККРКИ. Деятельность отдела отличалась многообразием: изучение государственного аппарата с использованием хронометража, анкетирования, консультаций по улучшению деятельности органов управления на местах, методическая помощь. Благодаря деятельности РКИ в стране в 1920 годы сложилась система научно-исследовательских, хозрасчетных, ведомственных и общественных организаций, разрабатывающих вопросы научной организации управления на единой методической основе.
В 1928 году были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР» , в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения). В 1931 году издан проект «Общих правил документации и документооборота», который был тиражирован и разослан на согласование во все учреждения и организации. В данном документе обобщен передовой практический опыт, который к тому времени был уже накоплен различными ведомствами и организациями. Также обобщались исследования отечественных и зарубежных ученых. Новые технологии реализовывались в деятельности отдельных крупных ведомств. В них разрабатывались отдельные нормативно-методические материалы, инструкции по ведению делопроизводства, правила. В последующие годы, вплоть до 60-х годов, деятельность по созданию общей научно-методической базы делопроизводства в советских учреждениях не предпринималась.
В 1958 году архивная служба наделяется полномочиями по осуществлению контроля за организацией делопроизводства. Впервые идея создания в СССР единой государственной системы делопроизводства прозвучала в специальном Постановлении Правительства СССР о механизации труда инженерно-технических работников административно-управленческого аппарата, принятом в декабре 1959 года.
В 1963 году архивная служба выпустила «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР» , которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов. В 1966 году в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому была поручена разработка Единой государственной системы делопроизводства. В подготовке проекта ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации.
В 1973 году основные положения «Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД)» были утверждены Государственным комитетом Совмина СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования их в практической работе. ЕГСД представлял собой научно-методический, упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до передачи их в архив. В ЕГСД также излагались требования к службам делопроизводства в учреждениях и их порядок работы. Положения ЕГСД дополнялись Унифицированной системой организационно-распорядительной документации и подкреплялись ГОСТами, перечень которых был указан в приложении. На базе ЕГСД практически во всех республиках СССР были утверждены республиканские инструкции по делопроизводству. ЕГСД была рассчитана на ручные методы работы с документами, кроме того, основные положение ЕГСД касались только организационно-распорядительной документации, оставляя за пределами своего влияния остальные системы документации. Формально, основные положения ЕГСД не являлись юридически обязательными для применения, не имели статуса общегосударственного норматива, так как система не была утверждена, а лишь была рекомендована к использованию специальным решением Госкомитета СССР по науке и технике.
Определенную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТы). Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств. Все эти нормы были включены в отдельный раздел «Подготовка служебных документов» в ЕГСД. В 1990 году они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38–90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным с введением ГОСТ 16487–70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он был переработан в 1983 году.
Появившиеся на практике в 80-е года проблемы с внедрением ЕГСД были, в первую очередь, связаны с появлением новых информационных технологий, с появлением электронно-вычислительных машин различного класса. В 80-х годах с учетом сложившихся условий была подготовлена ее вторая редакция, получившая название «Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ)».
ГСДОУ
– это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Устанавливаются нормативные требования в организации службы делопроизводства, в частности предусматриваются некоторые условия ее создания в управленческих структурах негосударственных форм собственности.
«Основные правила работы ведомственных архивов»
, утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.85 №263 установили:
- основные требования для систематизации документов в текущем делопроизводстве
- принципы и критерии ценности документов, организация экспертизы ценности документов и порядок ее проведения
- правила подготовки и передачи дел на хранение в архив
Утвержденный 1989 году «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения документов», состоящий из двух частей, предназначался для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов.
С 70-х годов в управление стали внедрять средства вычислительной техники, в связи с этим возникли планы создания автоматизированных систем управления (АСУ) и Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления хозяйством (ОГАС). Для реализации этих планов необходимо было разработать унифицированные системы документации, представляющие собой комплексы взаимосвязанных правил и требований, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Полный перечень унифицированных систем документации (УСД) был оформлен в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД). Каждая УСД, включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, кодовое обозначение каждой формы. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД действовал еще ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в области экономики, финансов и т.д. Например, Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др. Концепция ОГАС была в 1980-х гг. была реализована в народном хозяйстве лишь частично.
В настоящее время правила оформления документов закрепляются в правовых и нормативных актах, полностью или частично посвященных этим вопросам, издаваемых республиканскими органами государственной власти, органами управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений. Важное значение для изучения современного делопроизводства имеют Конституция Республики Беларусь, Гражданский кодекс Республики Беларусь и действующие законодательные и нормативные акты, которые регламентируют общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц. Например, Гражданский кодекс устанавливает виды документов, фиксирующие гражданские взаимоотношения. Специальные законы закрепляют обязательность документирования информации и регулируют работу с документами.
Требования к оформлению документов закрепляются в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель) устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества документов.
После обретения независимости Республика Беларусь использовала лучшие научные достижения в области организации делопроизводства.
Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические материалы по организации делопроизводства изучаются в рамках данного курса: ГСДОУ, Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, Перечни документов со сроками хранения, государственные стандарты, общегосударственные классификаторы технико-экономической документации.
